KI-Kompetenz dokumentieren (Art. 4)

Von allen Pflichten des AI Act ist Art. 4 die unscheinbarste und zugleich die mit der größten Reichweite. Sie umfasst nur einen Satz, gilt aber für praktisch jedes Unternehmen, in dem Menschen beruflich mit KI arbeiten – also inzwischen für fast alle. Kein Hochrisiko, keine Kennzeichnung, keine Konformitätsbewertung. Nur die Frage: Wissen die Menschen, die KI nutzen, was sie tun? Und können Sie das im Zweifel belegen?

Gerade weil die Vorschrift so kurz ist, kursieren zu ihr die meisten Missverständnisse. Die einen verkaufen Pflichtzertifikate, die das Gesetz nicht verlangt. Die anderen halten Art. 4 für eine bloße Empfehlung, die man ignorieren kann. Beides ist falsch. Diese Lektion zeigt, was tatsächlich gefordert ist, wie der AI Omnibus die Vorschrift verändert hat und wie Sie mit überschaubarem Aufwand einen Nachweis aufbauen, der einer Rückfrage standhält.

1. Was Art. 4 verlangt

In der ursprünglichen Fassung verpflichtete Art. 4 Anbieter und Betreiber, Maßnahmen zu ergreifen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen. Dabei sind die technischen Kenntnisse, die Erfahrung, die Ausbildung und Schulung der Personen ebenso zu berücksichtigen wie der Kontext, in dem die Systeme eingesetzt werden, und die Personen, bei denen sie zum Einsatz kommen.

Der AI Omnibus hat diese Formulierung abgeschwächt. Anbieter und Betreiber sollen nun Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung ausreichender KI-Kompetenz zu unterstützen. Die Pflicht zum Handeln bleibt, die Erfolgspflicht entfällt: Kein Unternehmen muss garantieren, dass jeder Mitarbeiter ein bestimmtes Niveau erreicht. Es muss aber nachvollziehbar tätig werden – und genau das lässt sich dokumentieren.

Die Definition ist aufschlussreich, weil sie zwei Seiten verbindet. Es geht um Können – ein System sachkundig einsetzen – und um Urteilsvermögen – Chancen, Risiken und mögliche Schäden erkennen. Eine Schulung, die nur Prompt-Tricks vermittelt, deckt die erste Hälfte ab – sie macht schneller, aber nicht umsichtiger. Eine, die nur vor Risiken warnt, die zweite. Wirksam ist erst die Verbindung.

2. Was Art. 4 nicht verlangt

Mindestens ebenso wichtig ist, was nicht in der Vorschrift steht. Es gibt kein vorgeschriebenes Curriculum, keine Mindeststundenzahl und kein Pflichtzertifikat. Die EU-Kommission hat in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz ausdrücklich betont, dass interne Nachweise genügen und die Maßnahmen an die jeweilige Organisation angepasst sein sollen. Ein Handwerksbetrieb, dessen Büro gelegentlich einen Textassistenten nutzt, braucht etwas anderes als eine Bank, die Kreditentscheidungen mit KI vorbereitet.

Ein Wort zu den Folgen. Für Art. 4 sieht der AI Act selbst kein eigenes Bußgeld vor; die Mitgliedstaaten können aber Sanktionen festlegen, und die nationalen Marktüberwachungsbehörden sind seit August 2026 für die Aufsicht zuständig. Praktisch wichtiger ist ein anderer Punkt: Passiert mit einem KI-System ein Fehler, etwa eine falsche Auskunft an einen Kunden oder ein Datenschutzverstoß, wird eine der ersten Fragen lauten, ob die beteiligten Personen geschult waren. Wer dann nichts vorweisen kann, steht schlecht da – rechtlich wie gegenüber Kunden.

3. Die fünf Bausteine eines belastbaren Nachweises

Aus unserer Arbeit mit Unternehmen hat sich ein Aufbau in fünf Schritten bewährt. Er ist schlank genug für kleine Betriebe und lässt sich in größeren Organisationen beliebig vertiefen.

Erstens die KI-Inventur. Sie können nur schulen, was Sie kennen. Eine einfache Liste genügt: Werkzeug, Zweck, Abteilung, verantwortliche Person. Sie ist zugleich die Grundlage für alle anderen Pflichten des AI Act. Zweitens die Rollenpfade. Nicht alle brauchen dasselbe. Die Geschäftsführung braucht einen Überblick über Pflichten und Risiken, das Marketing Wissen über Kennzeichnung und Urheberrecht, die Personalabteilung über Hochrisiko-Einsätze. Wie Sie solche Pfade zuschneiden, zeigt die nächste Lektion.

Drittens Schulung mit Nachweis. Halten Sie fest, wer wann an welcher Maßnahme teilgenommen hat, mit Inhalt und Dauer. Das kann eine Tabelle sein, ein Eintrag im Lernmanagementsystem oder ein Teilnahmezertifikat aus einem Onlinekurs. Viertens eine KI-Richtlinie. Sie übersetzt das Gelernte in verbindliche Regeln: welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten nicht hineingehören, wer Veröffentlichungen freigibt. Fünftens ein Rhythmus. Mindestens jährlich sowie bei jedem neuen Werkzeug und jeder neuen Rolle wird aufgefrischt. Dieser letzte Baustein verwandelt eine einmalige Aktion in ein System.

4. Wie Lernen tatsächlich hängen bleibt

Eine Pflichtschulung, die einmal im Jahr im Frontalvortrag abgehakt wird, erfüllt vielleicht die Form, verfehlt aber den Zweck. Die Lernforschung ist hier eindeutig: Was nicht wiederholt wird, ist nach wenigen Wochen zu großen Teilen vergessen. Deutlich wirksamer sind kurze Einheiten, praktische Übungen am eigenen Arbeitsplatz und Wiederholungen in wachsenden Abständen. Genau deshalb landen in der Klarwerk Akademie die Kernideen jeder Lektion als Karteikarten im Trainer, der sie nach dem Prinzip der verteilten Wiederholung erneut abfragt. Das ist kein Selbstzweck: Ein Team, das die Grundregeln wirklich verinnerlicht hat, ist der beste Nachweis, den es gibt.

Für den Nachweis bedeutet das: Dokumentieren Sie nicht nur die Teilnahme an einer Schulung, sondern auch die Wiederholung. Eine Übersicht, aus der hervorgeht, dass das Team die Grundregeln nicht nur einmal gehört, sondern mehrfach angewendet und aufgefrischt hat, ist deutlich überzeugender als ein einzelnes Teilnahmezertifikat. Und sie ist ehrlicher, weil sie zeigt, was tatsächlich im Alltag angekommen ist. Wer zusätzlich kurze Praxisaufgaben einbaut – etwa eine KI-Antwort auf Fehler prüfen oder entscheiden, ob ein Bild gekennzeichnet werden muss –, macht aus einer Pflicht eine Fähigkeit.

5. Wo stehen Sie?

Die folgende Checkliste fasst die Bausteine in neun prüfbaren Punkten zusammen. Haken Sie ab, was in Ihrem Unternehmen bereits vorhanden ist.

Stand: September 2026, Rechtsstand nach dem AI Omnibus (VO (EU) 2026/1744). Kursmaterial der Klarwerk Akademie, keine Rechtsberatung. Abbildungen sind vereinfachte, schematische Darstellungen.