KI-Inventur: Welche Systeme bei uns betroffen sind

Jedes Gespräch über den AI Act im Unternehmen landet früher oder später bei derselben Frage: Welche KI setzen wir eigentlich ein? Die ehrliche Antwort lautet in den meisten Fällen: Wir wissen es nicht genau. Das ist kein Versäumnis Einzelner. KI ist nicht über ein großes Projekt ins Unternehmen gekommen, sondern auf hundert kleinen Wegen – als neue Funktion in der Bürosoftware, als Browsererweiterung, als Werkzeug, das jemand im Marketing ausprobiert hat und das inzwischen täglich läuft.

Die KI-Inventur ist die Antwort auf diese Unübersichtlichkeit. Sie ist im AI Act nicht als eigenständige Pflicht benannt, aber ohne sie lässt sich keine andere Pflicht erfüllen. Wer nicht weiß, welche Systeme im Einsatz sind, kann weder die richtigen Personen schulen noch Transparenz herstellen noch Hochrisiko-Einsätze erkennen. Die Inventur ist deshalb der erste und wichtigste Baustein jeder KI-Governance – und der Punkt, an dem sich in wenigen Tagen der größte Überblick gewinnen lässt.

1. Was eine Inventur leisten muss

Eine brauchbare Inventur beantwortet für jedes Werkzeug vier Fragen: Was ist es, wofür wird es eingesetzt, welche Daten fließen hinein, und wer ist verantwortlich? Aus diesen Angaben lassen sich die Einordnungen ableiten, die der AI Act verlangt: Ist es ein KI-System? Welche Rolle hat das Unternehmen? In welche Risikoklasse fällt der Einsatz?

2. Die versteckte KI finden

Offensichtliche Werkzeuge wie ein Textassistent tauchen in jeder Inventur auf. Schwieriger sind die Funktionen, die niemand als KI wahrnimmt. Drei Quellen haben sich bewährt. Erstens eine kurze, anonyme Umfrage im Team: „Welche Werkzeuge mit KI nutzen Sie – auch gelegentlich, auch kostenlos?“ Die Anonymität ist wichtig, denn niemand soll befürchten, für die bisherige Nutzung belangt zu werden. Zweitens ein Blick in die Lizenzen und Abrechnungen: Welche Software wird bezahlt, und welche davon hat in den letzten Updates KI-Funktionen erhalten? Drittens ein Gespräch mit der IT über Browsererweiterungen, Integrationen und Schnittstellen.

Besonders häufig übersehen werden KI-Funktionen in bestehender Software: die automatische Zusammenfassung in der Videokonferenz, das Lead-Scoring im CRM, die Belegerkennung in der Buchhaltung, die Übersetzungsfunktion im Mailprogramm oder die Bildbearbeitung im Grafikprogramm. Jede dieser Funktionen ist ein KI-System im Sinne des AI Act, und manche berühren personenbezogene Daten in erheblichem Umfang.

3. Vom Werkzeug zur Einordnung

Für jedes gefundene Werkzeug folgt die Einordnung. Hier zahlt sich aus, was in den vorigen Modulen erarbeitet wurde. Zuerst die Frage, ob überhaupt ein KI-System vorliegt. Dann die Rolle: Nutzt das Unternehmen ein fremdes System, ist es Betreiber; hat es selbst entwickelt oder entwickeln lassen, ist es Anbieter. Schließlich die Risikoklasse, die sich am Zweck entscheidet. Die meisten Einträge werden im minimalen Risiko landen, einige bei den Transparenzpflichten, und in vielen Unternehmen findet sich zumindest ein Kandidat für Hochrisiko – typischerweise im Personalbereich.

Der folgende Baustein zeigt, wie eine solche Inventur aussehen kann. Tragen Sie Werkzeuge aus Ihrem Unternehmen ein. Die Einschätzung der Risikoklasse ergibt sich aus dem Zweck und ist als erste Orientierung gedacht, nicht als abschließende Prüfung. Über „CSV“ exportieren Sie die Liste als Grundlage für Ihr eigenes Verzeichnis.

4. Wie die Inventur lebendig bleibt

Eine Inventur, die einmal erstellt und dann vergessen wird, ist nach einem halben Jahr veraltet. Damit das nicht passiert, braucht es zwei Mechanismen. Der erste ist ein Freigabeprozess: Neue KI-Werkzeuge werden vor der Nutzung gemeldet und geprüft, und erst mit der Freigabe landen sie im Verzeichnis. Der zweite ist ein fester Termin, etwa einmal im Jahr, an dem alle Einträge durchgesehen werden: Wird das Werkzeug noch genutzt? Hat sich der Zweck verändert? Gibt es neue Funktionen?

Die Zweckänderung verdient besondere Aufmerksamkeit. Wie Modul 4 gezeigt hat, kann ein harmloses Werkzeug zum Hochrisiko-System werden, wenn es für eine Personalentscheidung eingesetzt wird. Diese Änderung passiert selten mit Absicht und fast nie mit einer Meldung. Eine jährliche Durchsicht, bei der die Verantwortlichen den tatsächlichen Einsatz beschreiben, fängt solche Verschiebungen auf. Welche Fragen bei der Anschaffung neuer Werkzeuge helfen, zeigt die nächste Lektion.

5. Wie viel Aufwand ist realistisch?

Die Sorge vor einem riesigen Projekt hält viele Unternehmen davon ab, überhaupt anzufangen. Die Erfahrung zeigt ein anderes Bild. In einem Betrieb mit fünfzig Beschäftigten finden sich typischerweise zehn bis zwanzig KI-Werkzeuge und -Funktionen. Die Umfrage dauert eine Woche, die Auswertung einen Nachmittag, die Einordnung pro Werkzeug wenige Minuten, weil die meisten Einträge eindeutig im minimalen Risiko liegen. Aufwendig wird es nur bei den wenigen Grenzfällen, und genau dort lohnt sich die Mühe.

Hilfreich ist es, die Inventur nicht als Kontrolle zu präsentieren, sondern als Bestandsaufnahme mit einem Versprechen: Wer ehrlich angibt, was er nutzt, bekommt ein freigegebenes und besseres Werkzeug. Unternehmen, die so vorgehen, erfahren deutlich mehr über die tatsächliche Nutzung als solche, die mit Sanktionen drohen. Und sie stoßen dabei regelmäßig auf gute Ideen, die sich lohnen, im ganzen Unternehmen auszurollen.

Die Inventur hat noch einen weiteren Nutzen, der über den AI Act hinausgeht. Sie zeigt, wofür im Unternehmen Lizenzen bezahlt werden, welche Werkzeuge doppelt vorhanden sind und wo Abteilungen unabhängig voneinander an denselben Problemen arbeiten. Viele Unternehmen sparen durch diesen Überblick mehr, als die Inventur gekostet hat. Außerdem bildet sie die Grundlage für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO, das ohnehin geführt werden muss. Wer beides zusammen pflegt, erledigt zwei Pflichten in einem Arbeitsgang.

Beginnen Sie klein und bewusst unvollständig. Eine Liste mit den zehn wichtigsten Werkzeugen, die heute steht, ist mehr wert als ein perfektes Verzeichnis, das in drei Monaten fertig werden soll. Ergänzen lässt sie sich jederzeit.

Stand: September 2026, Rechtsstand nach dem AI Omnibus (VO (EU) 2026/1744). Kursmaterial der Klarwerk Akademie, keine Rechtsberatung. Abbildungen sind vereinfachte, schematische Darstellungen.