KI-Tools einkaufen: Anbieter richtig prüfen

Die meisten Unternehmen bauen ihre KI nicht selbst, sie kaufen sie ein – als Abonnement, als Funktion in bestehender Software oder als Dienstleistung einer Agentur. Damit verlagert sich ein großer Teil der Verantwortung auf eine Entscheidung, die oft beiläufig getroffen wird: die Auswahl des Anbieters. Wer hier sorgfältig prüft, erspart sich später einen Großteil der Arbeit mit Datenschutz, AI Act und Sicherheit. Wer nach Demo und Preis entscheidet, holt sich die Probleme mit ins Haus.

Diese Lektion zeigt, welche Fragen vor dem Kauf zu stellen sind, welche Antworten ausreichen und woran man Anbieter erkennt, die ihre Hausaufgaben gemacht haben. Sie ist bewusst praktisch gehalten: Am Ende steht eine Scorecard, die Sie für jede Anschaffung verwenden können.

1. Warum der Einkauf eine Governance-Aufgabe ist

Als Betreiber übernehmen Sie mit einem KI-Werkzeug Pflichten, die Sie nur erfüllen können, wenn der Anbieter die Voraussetzungen schafft. Ein Chatbot, der keinen Hinweis auf seine KI-Natur vorsieht, macht die Transparenz schwierig. Ein Dienst ohne Auftragsverarbeitungsvertrag macht die Verarbeitung personenbezogener Daten unzulässig. Ein Hochrisiko-System ohne verständliche Betriebsanleitung macht die Betreiberpflichten aus Art. 26 unerfüllbar, denn dieser verlangt ausdrücklich den Einsatz gemäß der Anleitung.

Hinzu kommt ein strategischer Punkt. Wer sich an einen Anbieter bindet, bindet sich an dessen Umgang mit Daten, dessen Sicherheitsniveau und dessen Zukunft. Ein Werkzeug, das heute günstig ist, kann morgen die Bedingungen ändern, die Preise erhöhen oder vom Markt verschwinden. Die Frage nach dem Ausstieg gehört deshalb von Anfang an dazu, genau wie bei jeder anderen wichtigen Software.

2. Die Prüffragen

Aufschlussreich ist oft weniger die Antwort selbst als die Art, wie sie gegeben wird. Ein Anbieter, der auf die Frage nach der Einordnung unter den AI Act eine klare Begründung liefert, hat sich mit dem Thema beschäftigt. Einer, der mit „Wir sind natürlich compliant“ antwortet, ohne zu sagen, womit, meist nicht. Dasselbe gilt für die Grenzen des Systems: Seriöse Anbieter sprechen offen darüber, wo ihre Werkzeuge Fehler machen. Wer behauptet, sein System irre sich nie, verdient Misstrauen.

3. K.-o.-Kriterien und Abwägung

Nicht jedes Kriterium hat dasselbe Gewicht. Einige sind echte Ausschlussgründe, sobald personenbezogene Daten oder Geschäftsgeheimnisse im Spiel sind: ein fehlender Auftragsverarbeitungsvertrag, die Nutzung der Eingaben zum Training, ein ungeregelter Drittlandtransfer, eine fehlende Regelung zur Löschung. Andere sind wünschenswert, aber abwägbar – etwa eine zentrale Benutzerverwaltung oder ein bestimmtes Zertifikat. Für ein Werkzeug, das nur öffentliche Texte übersetzt, gelten zudem geringere Anforderungen als für eines, das Kundendaten verarbeitet.

Die folgende Scorecard bildet diese Logik ab. Gehen Sie sie für ein Werkzeug durch, das Sie gerade nutzen oder anschaffen wollen.

4. Die Entscheidung dokumentieren

Am Ende steht eine Entscheidung: freigeben, mit Auflagen freigeben oder ablehnen. Halten Sie sie in wenigen Sätzen fest – welche Kriterien erfüllt sind, welche nicht, für welche Zwecke und Daten das Werkzeug freigegeben ist und wer entschieden hat. Diese Notiz gehört zum Eintrag in der Inventur. Sie ist im Ernstfall Gold wert, denn sie zeigt, dass das Unternehmen nicht blind eingekauft, sondern abgewogen hat.

Ein häufiger Fall verdient einen eigenen Gedanken: KI-Funktionen, die ungefragt per Update in bereits genutzte Software kommen. Hier gibt es keinen Einkauf, aber dieselben Fragen. Viele Anbieter lassen solche Funktionen zentral abschalten, bis sie geprüft sind. Nutzen Sie diese Möglichkeit, statt sich von neuen Knöpfen überraschen zu lassen. Und wenn Sie KI-Lösungen von einer Agentur bauen lassen, gehören die Fragen aus Modul 3 dazu: Wer ist Anbieter, wie wird Transparenz umgesetzt, und wem gehören die Ergebnisse?

5. Typische Fallen beim Einkauf

Die Demo-Falle. In der Vorführung funktioniert jedes KI-Werkzeug beeindruckend, denn die Beispiele sind sorgfältig ausgewählt. Bestehen Sie auf einem Test mit eigenen, realistischen Fällen – idealerweise mit solchen, bei denen Sie die richtige Antwort kennen. Erst dann sehen Sie, wie das System mit den Eigenheiten Ihres Geschäfts umgeht und wo es an seine Grenzen kommt.

Die Preis-Falle. Viele KI-Dienste werden nach Nutzung abgerechnet, etwa pro Anfrage oder pro verarbeiteter Textmenge. Was im Test günstig wirkt, kann im Alltag teuer werden, wenn plötzlich hundert Beschäftigte täglich damit arbeiten. Lassen Sie sich Kostenszenarien für realistische Nutzungsmengen geben und vereinbaren Sie Obergrenzen.

Die Abhängigkeits-Falle. Je tiefer ein Werkzeug in Abläufe eingebunden ist, desto schwerer ist der Wechsel. Achten Sie darauf, dass Daten, Einstellungen und erarbeitete Inhalte in gängigen Formaten exportiert werden können. Ein Anbieter, der einen Ausstieg erschwert, gibt damit auch eine Auskunft über seine Haltung. Fragen Sie deshalb schon vor der Unterschrift, wie ein Wechsel in drei Jahren ablaufen würde – die Reaktion auf diese Frage ist oft aufschlussreicher als jedes Datenblatt.

Die Verantwortungs-Falle. Schließlich die bequemste Annahme: Der Anbieter wird schon alles richtig gemacht haben. Das mag stimmen, entbindet Sie als Betreiber aber nicht von Ihren eigenen Pflichten. Der Anbieter liefert die Voraussetzungen, den richtigen Einsatz verantworten Sie. Diese Aufteilung sollte auch in der Freigabeentscheidung sichtbar sein.

6. Kleine Unternehmen, kleine Lösung

Für ein Unternehmen mit zehn oder zwanzig Beschäftigten wirkt ein Fragenkatalog mit elf Kriterien vielleicht überdimensioniert. Das muss er nicht sein. Die Prüfung eines gängigen Werkzeugs dauert selten länger als eine Stunde, denn die großen Anbieter veröffentlichen die meisten Antworten in ihren Datenschutz- und Sicherheitsunterlagen. Entscheidend ist, dass die Fragen überhaupt gestellt und die Antworten festgehalten werden. Wer für seine drei oder vier wichtigsten Werkzeuge je eine halbe Seite Notizen hat, ist besser aufgestellt als die meisten Unternehmen seiner Größe. Und er hat bei der nächsten Anschaffung eine Vorlage, an der er sich orientieren kann. Mit der Zeit entsteht so eine kleine Bibliothek geprüfter Werkzeuge, auf die das ganze Team zugreifen kann – und die beantwortet, bevor jemand fragt, ob ein bestimmter Dienst genutzt werden darf.

Stand: September 2026, Rechtsstand nach dem AI Omnibus (VO (EU) 2026/1744). Kursmaterial der Klarwerk Akademie, keine Rechtsberatung. Abbildungen sind vereinfachte, schematische Darstellungen.