Anbieter, Betreiber oder beides?

Die meisten Gespräche über den AI Act beginnen mit der falschen Frage. „Ist unsere KI gefährlich?“ klingt naheliegend, führt aber selten weiter. Die Frage, die tatsächlich über Ihre Pflichten entscheidet, lautet: In welcher Rolle haben wir mit diesem System zu tun? Dieselbe Software kann für den einen Beteiligten ein umfangreiches Pflichtenheft auslösen und für den anderen kaum mehr als eine Schulung und einen Hinweis auf der Website.

Das ist kein Zufall, sondern Prinzip. Der AI Act folgt der Logik des europäischen Produktsicherheitsrechts. Wer ein Produkt herstellt, verantwortet dessen Sicherheit. Wer es benutzt, verantwortet den richtigen Gebrauch. Beim Auto ist das selbstverständlich: Der Hersteller haftet für funktionierende Bremsen, der Fahrer für die Geschwindigkeit. Übertragen auf KI heißen diese beiden Figuren Anbieter und Betreiber.

1. Die beiden Hauptrollen

Drei Formulierungen verdienen einen zweiten Blick, weil sich an ihnen die meisten Missverständnisse entzünden.

„Entwickeln lässt“. Anbieter wird nicht nur, wer selbst programmiert. Beauftragt ein Unternehmen eine Agentur mit einem Chatbot und setzt ihn unter eigenem Namen ein, ist in aller Regel das Unternehmen der Anbieter – nicht die Agentur. Für Auftraggeber ist das oft eine Überraschung, für Dienstleister wie uns eine wichtige Klarstellung: Die Verantwortung liegt bei dem, dessen Name auf dem System steht.

„In Betrieb nimmt“. Ein Verkauf ist nicht nötig. Wer ein KI-Werkzeug nur intern einsetzt, etwa zur Angebotskalkulation, nimmt es in Betrieb und ist damit Anbieter. Auch „unentgeltlich“ ändert nichts – ein kostenloser Chatbot auf der eigenen Website ist ein in Betrieb genommenes System.

„In eigener Verantwortung“. Betreiber ist nicht jede Person, die eine Taste drückt, sondern die Stelle, unter deren Verantwortung das System eingesetzt wird. Nutzt ein Sachbearbeiter ChatGPT für seine Arbeit, ist Betreiber das Unternehmen – nicht der Mitarbeiter persönlich.

2. Warum Sie oft beides sind

Die Rollen schließen sich nicht aus. Im Gegenteil: Sobald ein Unternehmen ein System selbst baut oder bauen lässt und es dann auch selbst nutzt, trägt es beide Hüte gleichzeitig. Das betrifft gerade den Mittelstand häufiger, als viele denken – den intern entwickelten Assistenten für den Kundendienst ebenso wie den Chatbot, den eine Agentur nach Kundenwunsch umgesetzt hat.

Ein zweiter Punkt wird gern übersehen: Wer ein großes Sprachmodell über eine Schnittstelle in eine eigene Anwendung einbaut, wird dadurch nicht zum Anbieter des Modells. Das bleibt der Modellhersteller mit seinen eigenen Pflichten nach Art. 53 ff. Aber er wird Anbieter des KI-Systems, das er daraus baut. Das Modell ist ein Bauteil, das System ist das Produkt. Nur wer ein Modell selbst erheblich weiterentwickelt, kann auch für dieses Modell in die Anbieterrolle rutschen; die EU-Kommission hat dafür in ihren Leitlinien zu KI-Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck Schwellenwerte beschrieben, die im Mittelstand praktisch kaum erreicht werden.

3. Wenn der Betreiber zum Anbieter wird

Für Hochrisiko-Systeme enthält Art. 25 eine Regel, die man kennen sollte, bevor man eine Software „ein bisschen anpasst“. Ein Betreiber, Händler oder Einführer gilt selbst als Anbieter, wenn er

• seinen Namen oder seine Marke auf ein bereits in Verkehr gebrachtes Hochrisiko-System setzt,
• an einem solchen System eine wesentliche Veränderung vornimmt, nach der es hochriskant bleibt, oder
• die Zweckbestimmung eines Systems so ändert, dass es erst dadurch zum Hochrisiko-System wird.

Der dritte Fall ist der tückischste, weil er ganz ohne Programmierung auskommt. Ein allgemeiner Textassistent ist kein Hochrisiko-System. Setzt ein Unternehmen ihn aber gezielt ein, um Bewerbungen zu bewerten und vorzusortieren, verwendet es ihn für einen Zweck aus Anhang III – und übernimmt damit die Verantwortung eines Anbieters. Die Rolle hängt also nicht nur am Code, sondern auch an der Entscheidung, wofür man ein Werkzeug einsetzt.

4. Ihre Rolle bestimmen

Der folgende Rollen-Finder bildet die Prüfreihenfolge nach, die wir auch in Beratungsgesprächen verwenden: zuerst die Frage nach der beruflichen Nutzung, dann nach der Entwicklung, dann nach dem eigenen Namen und zuletzt nach den Sonderfällen aus Art. 25. Gehen Sie ihn für ein konkretes Werkzeug aus Ihrem Alltag durch.

Anschließend können Sie Ihr Gespür an sieben typischen Fällen prüfen. Achten Sie besonders auf die Fälle 4 und 7 – dort liegt die Doppelrolle, die in der Praxis am häufigsten übersehen wird.

5. Was daraus für die Praxis folgt

Für die meisten mittelständischen Unternehmen ist die Betreiberrolle die häufigste. Sie nutzen Standardwerkzeuge wie Textassistenten, Übersetzungsdienste oder KI-Funktionen in bestehender Software. Die Pflichten sind dann überschaubar: Kompetenz im Team aufbauen, Inhalte richtig kennzeichnen und bei den wenigen Hochrisiko-Einsätzen – vor allem im Personalbereich – die Vorgaben des Herstellers ernst nehmen.

Anspruchsvoller wird es, sobald eigene Lösungen entstehen. Wer einen Chatbot unter eigener Marke betreibt oder ein internes Werkzeug bauen lässt, sollte früh festhalten, wer Anbieter ist, wie das System gestaltet ist und welche Transparenzhinweise es gibt. Das gehört in den Vertrag mit der umsetzenden Agentur ebenso wie in die eigene KI-Inventur, die wir in Modul 8 aufbauen. Ein Satz im Pflichtenheft – „Das System weist Nutzer zu Beginn darauf hin, dass sie mit einer KI kommunizieren“ – erspart später eine Nachrüstung.

Und schließlich: Prüfen Sie Zweckänderungen. Die meisten Rollenwechsel passieren nicht bei der Einführung eines Werkzeugs, sondern Monate später, wenn jemand eine gute Idee hat, wofür man es noch verwenden könnte.

In der nächsten Lektion gehen wir einen Schritt zurück und klären die Frage, die vor jeder Rollenprüfung steht: Ist Ihr Werkzeug überhaupt ein KI-System?

Stand: September 2026, Rechtsstand nach dem AI Omnibus (VO (EU) 2026/1744). Kursmaterial der Klarwerk Akademie, keine Rechtsberatung. Abbildungen sind vereinfachte, schematische Darstellungen.