Zugänge, Rechte und Ausfallsicherheit

Ein automatisierter Ablauf handelt stellvertretend für Ihr Unternehmen – mit den Rechten, die Sie ihm geben. Das ist bequem und unproblematisch, solange die Zugänge geordnet sind. Es wird unangenehm, wenn der Ablauf unter dem persönlichen Zugang einer Person läuft, die kündigt, oder wenn niemand weiß, wie man ihn im Notfall stoppt. Diese Lektion behandelt genau diese organisatorischen Fragen – sie sind weniger spannend als die Technik und im Betrieb wichtiger.

1. Die sechs Regeln

2. Warum eigene Konten so wichtig sind

Läuft ein Ablauf unter dem Zugang einer Person, entstehen drei Probleme gleichzeitig. Erstens die Abhängigkeit: Scheidet die Person aus oder ändert ihr Passwort, steht der Ablauf. Zweitens die Nachvollziehbarkeit: In den Protokollen steht ihr Name bei Vorgängen, die sie nie ausgelöst hat – arbeitsrechtlich heikel und bei Prüfungen unangenehm. Drittens die Rechte: Persönliche Konten haben meist deutlich mehr Rechte, als der Ablauf braucht. Ein technisches Konto mit sprechendem Namen wie „ablauf-anfragen“ löst alle drei Probleme auf einmal.

3. Ausfälle vorbereiten

Was bei Personalwechsel zu tun ist

Der häufigste Auslöser für Störungen ist kein technischer, sondern ein personeller: Jemand verlässt das Unternehmen oder wechselt die Aufgabe. Drei Punkte gehören deshalb in die Austrittsliste, die jeder Betrieb ohnehin hat. Erstens: Läuft ein Ablauf unter dem persönlichen Zugang dieser Person? Dann vor dem letzten Arbeitstag auf ein technisches Konto umstellen – nicht danach. Zweitens: War die Person in einem Automatisierungswerkzeug berechtigt? Zugang entfernen und prüfen, ob dadurch etwas stehen bleibt. Drittens: War sie für Abläufe fachlich zuständig oder Empfängerin von Fehlermeldungen? Dann braucht es eine Nachfolge, sonst laufen Meldungen ins Leere.

Dasselbe gilt in abgeschwächter Form für längere Abwesenheiten. Eine Vertretungsregelung, die nur für Freigaben gilt, aber nicht für Fehlermeldungen, führt regelmäßig dazu, dass sich in drei Urlaubswochen Vorgänge stauen, von denen niemand weiß. Wer die Zuständigkeiten aus dieser Lektion sauber notiert hat, erledigt diese Prüfung in zehn Minuten.

4. Datenschutz im Betrieb

Zugänge sind auch eine Datenschutzfrage. Jeder Ablauf, der personenbezogene Daten verarbeitet, gehört ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten – mit Zweck, Datenarten, Empfängern und Löschfristen. Wer Zugriff auf die Protokolle hat, sollte festgelegt sein, denn dort stehen oft Namen und Inhalte. Und beim Ausscheiden von Mitarbeitenden gehört neben den persönlichen Zugängen auch die Frage geprüft, ob sie Zugriff auf Automatisierungswerkzeuge hatten. Diese Punkte klingen nach Bürokratie und sind der Teil, nach dem im Ernstfall zuerst gefragt wird.

5. Ein Beispiel

In einem Betrieb liefen sieben Abläufe über den Zugang des früheren IT-Verantwortlichen. Als dieser das Unternehmen verließ, wurde sein Konto planmäßig deaktiviert – und am selben Tag standen alle sieben Abläufe still, ohne dass jemand den Zusammenhang erkannte. Es dauerte drei Tage, bis die Ursache gefunden war, und weitere zwei, bis alle Zugänge neu eingerichtet waren. Seitdem läuft jeder Ablauf unter einem eigenen technischen Konto, die Zugangsdaten liegen im Passwortmanager mit zwei Berechtigten, und in der Systemübersicht steht bei jedem Ablauf, welches Konto er nutzt und wann dessen Zugang abläuft.

6. Häufige Fragen

Was, wenn unser System keine technischen Konten kennt? Dann legen Sie ein normales Konto an, das keiner Person zugeordnet ist, benennen es sprechend und dokumentieren es. Wichtig ist die Unabhängigkeit von Personen, nicht die technische Bezeichnung.

Wie oft sollten Zugänge geprüft werden? Einmal im Quartal: Welche Konten existieren, welche Rechte haben sie, wann wurden sie zuletzt genutzt, wann laufen Schlüssel ab? Ungenutzte Zugänge werden deaktiviert.

Wer darf die Notabschaltung bedienen? Mindestens zwei Personen im Betrieb, unabhängig vom Dienstleister. Und sie sollten es einmal getan haben – eine Notabschaltung, die im Ernstfall zum ersten Mal betätigt wird, funktioniert erfahrungsgemäß anders als gedacht.

7. Übung zum Selbermachen

Gehen Sie Ihre bestehenden Abläufe durch und notieren Sie zu jedem: unter welchem Konto er läuft, welche Rechte dieses Konto hat, wo die Zugangsdaten liegen und wann sie ablaufen. Erfahrungsgemäß finden Sie dabei mindestens einen persönlichen Zugang. Ergänzen Sie für den wichtigsten Ablauf eine halbseitige Notfallanleitung: Wie wird der Vorgang von Hand erledigt, solange nichts läuft?

Stand: September 2026. Kursmaterial der Klarwerk Akademie. Preise und Funktionsumfang der genannten Werkzeuge ändern sich laufend – maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.