Transparenz und die KI-Verordnung

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten der KI-Verordnung. Für automatisierte Abläufe im Mittelstand ist die Lage weniger dramatisch, als viele befürchten: Die allermeisten Abläufe aus diesem Kurs sind interne Verarbeitungsschritte ohne Kennzeichnungspflicht. Trotzdem lohnt es, die Grenze genau zu kennen – und die Pflicht zur KI-Kompetenz betrifft praktisch jeden Betrieb, der KI einsetzt.

1. Wann gekennzeichnet werden muss

Die Faustregel lautet: Sobald eine Person mit dem System spricht oder einen erzeugten Inhalt für echt halten könnte, ist Transparenz gefordert. Wenn KI hingegen im Hintergrund Daten sortiert oder ausliest und ein Mensch das Ergebnis verantwortet, greift die Kennzeichnungspflicht nicht – wohl aber die Hinweise nach Datenschutzrecht.

2. KI-Kompetenz nach Art. 4

Seit Februar 2025 gilt Art. 4 der KI-Verordnung: Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, müssen Maßnahmen ergreifen, um ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei den Personen sicherzustellen, die damit arbeiten. Mit dem AI Omnibus wurde die Formulierung zu „Maßnahmen zur Unterstützung“ angepasst; der Kern bleibt: Wer KI einsetzt, muss die Beteiligten befähigen. Für einen Mittelstandsbetrieb bedeutet das keine Zertifizierung, sondern nachvollziehbare Schritte – eine Schulung, eine schriftliche Handreichung, dokumentierte Einweisungen. Genau dafür ist die Teilnahmebestätigung dieses Kurses gedacht.

3. Was für Abläufe sonst noch gilt

Drei weitere Punkte betreffen automatisierte Abläufe mittelbar. Erstens die Risikoeinstufung: Die meisten betrieblichen Abläufe sind KI-Systeme mit minimalem Risiko; Hochrisiko-Anwendungen betreffen unter anderem Personalauswahl, Kreditwürdigkeit und kritische Infrastruktur – wer dort automatisiert, braucht deutlich mehr. Zweitens die verbotenen Praktiken, etwa Emotionserkennung am Arbeitsplatz oder Bewertung von Menschen nach sozialem Verhalten; sie sind seit Februar 2025 untersagt. Drittens die Fristen für Hochrisiko-Systeme, die nach dem AI Omnibus auf Dezember 2027 beziehungsweise August 2028 verschoben wurden. Für die Abläufe aus diesem Kurs ist der Regelfall: minimales Risiko, Transparenz nur bei Interaktion, Maßnahmen zur KI-Kompetenz im Team.

4. Ein Beispiel

Ein Betrieb mit 40 Beschäftigten setzt KI an drei Stellen ein: beim Auslesen von Eingangsrechnungen, beim Einsortieren von Mails und für Textentwürfe im Marketing. Keine dieser Anwendungen ist kennzeichnungspflichtig, weil niemand von außen mit dem System interagiert und alle Texte vor der Veröffentlichung von Menschen überarbeitet werden. Nachzuweisen war dennoch die KI-Kompetenz: Der Betrieb hat eine einseitige Regelung erstellt – erlaubte Werkzeuge, verbotene Daten, Prüfpflicht vor Veröffentlichung, zuständige Person –, alle Beteiligten haben sie unterschrieben, und drei Personen haben eine Weiterbildung mit Bestätigung absolviert. Aufwand insgesamt: ein halber Tag.

5. Häufige Fragen

Müssen wir KI-generierte Texte im Blog kennzeichnen? Wenn ein Mensch sie überarbeitet, prüft und verantwortet, in der Regel nicht. Bei vollständig automatisch erzeugten Texten zu Themen von öffentlichem Interesse sieht die Verordnung eine Offenlegung vor. Unabhängig davon gilt: Ein Hinweis schadet der Glaubwürdigkeit selten, verschwiegene Automatik schon.

Was droht bei Verstößen? Die Verordnung sieht gestaffelte Bußgelder vor, die sich an Schwere und Unternehmensgröße orientieren. Wichtiger für den Mittelstand ist meist das andere Risiko: Abmahnungen von Mitbewerbern bei fehlender Kennzeichnung im Wettbewerb.

Ändert sich das noch? Ja. Die Fristen wurden bereits einmal verschoben, Leitlinien werden laufend ergänzt. Deshalb gehört die Frage „gilt das noch?“ in die jährliche Durchsicht aus Modul 7 – und in die Kurse, die Sie besuchen.

6. Übung zum Selbermachen

Listen Sie auf, an welchen Stellen in Ihrem Betrieb KI im Einsatz ist – auch inoffiziell, etwa in Chatfenstern einzelner Mitarbeitender. Ordnen Sie jede Stelle einer der drei Kategorien zu: interner Schritt, Interaktion mit Personen, erzeugte Inhalte nach außen. Schreiben Sie danach die einseitige Regelung: erlaubte Werkzeuge, verbotene Daten, Prüfpflichten, Zuständigkeit. Damit haben Sie den Kern dessen, was Art. 4 verlangt.

Ausführlich behandelt der Kurs EU AI Act Rollen, Risikoklassen und Fristen.

Stand: September 2026. Kursmaterial der Klarwerk Akademie. Preise und Funktionsumfang der genannten Werkzeuge ändern sich laufend – maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.