Daten sauber halten: Formate, Dubletten, Wahrheit

Automatisierung macht Datenfehler nicht besser, sondern schneller sichtbar – und verbreitet sie zuverlässiger. Ein Ablauf, der Adressen aus einem Formular in drei Systeme schreibt, erzeugt aus einem Tippfehler drei falsche Datensätze. Deshalb gehört Datenqualität an den Anfang jedes Vorhabens, nicht als Aufräumaktion hinterher. Diese Lektion zeigt die drei Stellen, an denen Sie ansetzen können, und behandelt das leidige Thema Dubletten so praktisch, dass Sie danach eine Regel für Ihren Betrieb festlegen können.

1. Formate am Eingang

Der günstigste Ort für saubere Daten ist die Eingabe. Ein Formular, das eine Telefonnummer in beliebiger Form annimmt, erzeugt dauerhaft Chaos; eines mit klarer Vorgabe und Prüfung erzeugt brauchbare Daten. Dasselbe gilt für Pflichtfelder: Was später gebraucht wird, muss am Anfang erhoben werden. Auswahlfelder statt freier Texteingabe sind dabei das wirkungsvollste Mittel – wer eine Leistung aus einer Liste wählt, schreibt sie nicht in fünf Varianten.

2. Dubletten

Doppelte Datensätze sind der häufigste Ärger in gewachsenen Systemen – und sie entstehen leichter, als man denkt. Ein Leerzeichen am Ende, ein Umlaut anders geschrieben, ein Großbuchstabe: schon gilt derselbe Kunde als zwei. Probieren Sie aus, wie unterschiedlich dieselben vier Zeilen bewertet werden:

Für die Praxis genügt eine einfache Regel: Vor dem Anlegen wird normalisiert – Leerzeichen entfernen, Kleinschreibung, Umlaute vereinheitlichen – und dann auf ein eindeutiges Merkmal geprüft. Am besten eignet sich die E-Mail-Adresse, bei Unternehmen ergänzend die Domain. Wird ein möglicher Treffer gefunden, gilt: eindeutig ist eindeutig, alles andere geht als Vorschlag an einen Menschen. Automatisches Zusammenführen ähnlicher Datensätze führt regelmäßig dazu, dass zwei verschiedene Kunden zu einem werden – und das ist deutlich schwerer zu reparieren als eine Dublette.

3. Eine führende Quelle festlegen

Legen Sie für jede wichtige Datenart fest, wo sie zu Hause ist: Kundenstammdaten im CRM, Artikel in der Warenwirtschaft, Termine im Kalender, Rechnungen in der Buchhaltung. Änderungen erfolgen nur dort und fließen von dort in die anderen Systeme. Das klingt selbstverständlich, wird aber selten aufgeschrieben – und ohne Festlegung baut jeder Ablauf seine eigene Wahrheit.

4. Bevor es losgeht: einmal aufräumen

Vor dem ersten Ablauf lohnt eine Aufräumrunde in den beteiligten Systemen: offensichtliche Dubletten zusammenführen, Karteileichen archivieren, Formate vereinheitlichen. Das ist unbeliebte Arbeit, aber sie verhindert, dass Sie Fehler automatisiert vervielfachen. Ein guter Zeitpunkt ist ohnehin gegeben, weil Sie im Rahmen der Prozessaufnahme gerade in den Daten stecken. Planen Sie dafür realistisch einen halben bis ganzen Tag je System ein – und nutzen Sie die Gelegenheit, gleich zu prüfen, welche alten Daten nach Datenschutzrecht überhaupt noch gespeichert sein dürfen.

5. Ein Beispiel

Ein Großhändler verband seinen Shop mit der Warenwirtschaft. Der Abgleich lief technisch einwandfrei – und erzeugte in zwei Wochen über 300 doppelte Kundendatensätze. Ursache: Der Shop legte Kunden nach E-Mail-Adresse an, die Warenwirtschaft nach Kundennummer, und Bestellungen von Gästen ohne Konto bekamen jedes Mal eine neue Nummer. Die Lösung bestand aus drei Teilen: die E-Mail-Adresse wurde zum eindeutigen Merkmal erklärt, vor dem Anlegen prüft der Ablauf normalisiert auf Treffer, und Zweifelsfälle landen in einer Liste, die einmal wöchentlich durchgesehen wird. Seitdem entstehen im Schnitt zwei Zweifelsfälle pro Woche statt 150 Dubletten.

6. Häufige Fragen

Wie viel Aufräumen ist genug? So viel, dass die Daten für den geplanten Ablauf verlässlich sind. Eine vollständige Bereinigung aller Altbestände ist selten wirtschaftlich – konzentrieren Sie sich auf aktive Kunden und aktuelle Vorgänge.

Können wir Dubletten automatisch zusammenführen? Nur bei eindeutigen Treffern, etwa identischer E-Mail-Adresse. Alles Unscharfe gehört zur Prüfung vorgelegt. Ein fälschlich zusammengeführter Datensatz vermischt zwei Historien – das lässt sich kaum sauber trennen.

Was ist mit Daten, die nur im Kopf existieren? Der häufigste Fall in kleinen Betrieben: „Den Kunden rufen wir immer vorher an.“ Solches Wissen muss vor der Automatisierung sichtbar werden, sonst bildet der Ablauf einen Prozess ab, den es so nie gab.

7. Übung zum Selbermachen

Exportieren Sie aus Ihrem wichtigsten System die Kundenliste in eine Tabelle und prüfen Sie drei Dinge: Wie viele Einträge haben keine E-Mail-Adresse? Wie viele Namen kommen mehrfach vor? In wie vielen Schreibweisen stehen Telefonnummern da? Legen Sie danach für die drei wichtigsten Datenarten Ihres Betriebs schriftlich fest, welches System führend ist. Beide Ergebnisse brauchen Sie, sobald Sie im nächsten Modul den ersten echten Ablauf bauen.

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