- vorhandene Automatisierungsfunktionen systematisch finden
- Bordmittel gegen externe Abläufe abwägen
- Einstellungen prüfen, bevor neue Software gekauft wird
- eine Bestandsaufnahme der eigenen Systeme erstellen
Bevor Sie ein neues Werkzeug einführen, lohnt ein Blick auf das, was Sie schon bezahlen. In fast jedem Betrieb liegen in der vorhandenen Software Funktionen brach, die genau die Arbeit erledigen würden, über die man sich täglich ärgert. Der Grund ist selten Unwilligkeit, sondern schlicht, dass niemand die Einstellungen je durchgesehen hat. Diese Lektion zeigt, wie Sie diese Schätze heben – es ist der Teil des Kurses mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung.
1. Wo Sie nachsehen sollten
Eine einfache Methode: Öffnen Sie in jedem Programm die Einstellungen und suchen Sie nach Begriffen wie „Automatisierung“, „Regeln“, „Workflow“, „Benachrichtigungen“ oder „Vorlagen“. Nehmen Sie sich je System zwanzig Minuten und notieren Sie, was Sie finden – auch das, was Sie gerade nicht brauchen. Diese Liste ist später Gold wert, weil Sie bei jedem neuen Wunsch zuerst dort nachsehen können.
2. Bordmittel oder externer Ablauf?
Bordmittel haben klare Vorteile: keine zusätzlichen Kosten, keine weitere Schnittstelle, keine neue Abhängigkeit, und sie funktionieren auch dann noch, wenn das Ablaufwerkzeug einmal ausfällt. Ihre Grenze ist die Systemgrenze – sie können nichts, was in einem anderen Programm passiert. Die Regel lautet deshalb: Alles innerhalb eines Systems mit Bordmitteln, alles zwischen Systemen mit einem Ablaufwerkzeug.
3. Die Bestandsaufnahme
Legen Sie eine einfache Übersicht Ihrer Systeme an, mit je fünf Spalten: Programm, wofür genutzt, Schnittstelle vorhanden, eingebaute Automatisierung, wer kennt sich aus. Diese Tabelle beantwortet später fast jede Frage in Automatisierungsprojekten und deckt nebenbei zwei häufige Probleme auf. Erstens doppelte Software – zwei Programme, die dasselbe tun, weil zwei Abteilungen unabhängig entschieden haben. Zweitens Systeme, bei denen sich genau eine Person auskennt, die gerade in Rente geht.
| Fund | Was er bedeutet |
|---|---|
| Funktion vorhanden, nie eingeschaltet | sofort nutzbar, ohne Zusatzkosten |
| Funktion im höheren Tarif | Preis gegen eingesparte Zeit rechnen |
| Zwei Systeme mit gleicher Aufgabe | erst aufräumen, dann automatisieren |
| Wissen nur bei einer Person | Dokumentation nachholen – unabhängig von Automatisierung |
| Veraltete Software ohne Schnittstelle | in die nächste Investitionsplanung aufnehmen |
Der jährliche Software-Check
Damit Funde nicht einmalig bleiben, hat sich ein fester Termin bewährt: einmal im Jahr je System eine Stunde, am besten mit der Person, die damit täglich arbeitet. Drei Fragen strukturieren das Gespräch. Erstens: Welche Handgriffe wiederholen sich, seit wir uns das letzte Mal unterhalten haben? Zweitens: Was hat der Hersteller in den letzten Monaten an Funktionen ergänzt – die Versionshinweise beantworten das in wenigen Minuten. Drittens: Welche Einstellung haben wir bewusst nicht eingeschaltet, und gilt der Grund noch? Gerade der dritte Punkt fördert regelmäßig Entscheidungen zutage, die vor Jahren richtig waren und es heute nicht mehr sind.
Dieser Termin ersetzt kein Automatisierungsprojekt, aber er verhindert, dass Sie externe Werkzeuge für Dinge bauen, die Ihre Software inzwischen selbst kann. Bei Anbietern, die ihre Produkte laufend weiterentwickeln, ist das häufiger der Fall, als man vermutet – und ein selbst gebauter Ablauf, der eine eingebaute Funktion nachahmt, ist doppelte Pflege ohne Gegenwert.
4. Ein Beispiel
Ein Autohaus wollte ein Werkzeug einführen, um Erinnerungen an fällige Inspektionen zu verschicken – geplanter Aufwand: zwei Tage Einrichtung plus laufende Kosten. Die Bestandsaufnahme zeigte, dass die vorhandene Werkstattsoftware genau diese Funktion mitbrachte, inklusive Vorlagen und Serienversand. Sie war nie eingerichtet worden, weil der zuständige Mitarbeiter sie bei der Einführung vor Jahren übersprungen hatte. Zwei Stunden Einrichtung, keine zusätzlichen Kosten, dieselbe Wirkung. Das externe Werkzeug kam später trotzdem – für einen Ablauf, der Anfragen aus drei verschiedenen Portalen zusammenführte. Das konnte die Werkstattsoftware tatsächlich nicht.
5. Häufige Fragen
Warum kennt niemand diese Funktionen? Weil Software meist unter Zeitdruck eingeführt wird: Hauptsache, die Grundfunktion läuft. Die Feineinstellungen werden auf später verschoben, und später kommt nie. Ein fester Termin im Jahr je System behebt das dauerhaft.
Lohnt sich ein Tarifwechsel für eine Funktion? Rechnen Sie wie in Modul 1: 40 Euro mehr im Monat gegen zwei eingesparte Stunden – das ist fast immer eine klare Sache. Wichtig ist nur, dass die Funktion wirklich das tut, was Sie brauchen; lassen Sie sich das vorführen.
Was, wenn der Hersteller nicht antwortet? Ein schlechtes Zeichen für die künftige Zusammenarbeit. Notieren Sie es – bei der nächsten Systemauswahl gehört Reaktionszeit des Supports zu den Kriterien.
6. Übung zum Selbermachen
Nehmen Sie sich drei Systeme vor, die Sie täglich nutzen, und durchsuchen Sie je zwanzig Minuten die Einstellungen nach Automatisierungsfunktionen. Schalten Sie eine davon ein, die Ihnen sofort nützt – etwa eine automatische Eingangsbestätigung oder eine Wiedervorlage bei Statuswechsel. Notieren Sie die übrigen Funde in Ihrer Systemübersicht. Erfahrungsgemäß findet fast jeder Betrieb dabei mindestens eine Funktion, die sofort Zeit spart.
- [1]Mittelstand-Digital Zentren (2026): Bestandsaufnahme der IT-Landschaft – Arbeitshilfe.
- [2]Bitkom (2025): Ungenutzte Funktionen in Unternehmenssoftware.
- [3]Herstellerdokumentationen der jeweils eingesetzten Systeme.
Stand: September 2026. Kursmaterial der Klarwerk Akademie. Preise und Funktionsumfang der genannten Werkzeuge ändern sich laufend – maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.