Fotos, Videos, Bewerberdaten

Drei Themen sorgen im Unternehmensalltag regelmäßig für Unsicherheit: das Foto auf der Website, die Kamera im Laden und die Bewerbungsmappe im Postfach. Alle drei haben eines gemeinsam: Es geht um Menschen, die dem Unternehmen besonders nahestehen oder ihm besonders ausgeliefert sind – Beschäftigte, Kunden, Bewerber. Entsprechend genau schaut die Rechtsprechung hin, und entsprechend oft landen gerade diese Fälle bei den Aufsichtsbehörden – häufig ausgelöst durch eine einfache Beschwerde.

Diese Lektion geht die drei Themen nacheinander durch. Sie zeigt, wo die Grenzen verlaufen, und endet mit Fällen, an denen Sie Ihr Urteil erproben können.

1. Fotos und Videos von Beschäftigten

Ein Foto, auf dem eine Person erkennbar ist, ist ein personenbezogenes Datum. Wird es veröffentlicht, etwa auf der Team-Seite der Website oder in sozialen Medien, braucht das Unternehmen dafür eine Rechtsgrundlage. Bei Beschäftigten ist das in aller Regel eine Einwilligung. Das Arbeitsverhältnis allein rechtfertigt keine Veröffentlichung, denn für die Erfüllung des Arbeitsvertrags ist ein Foto im Internet meist nicht erforderlich.

Einwilligungen im Arbeitsverhältnis sind heikel, weil zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten ein Abhängigkeitsverhältnis besteht. Sie müssen deshalb wirklich freiwillig sein: Wer nicht zustimmt, darf keine Nachteile haben. In Deutschland verlangt § 26 Abs. 2 BDSG für Einwilligungen im Beschäftigungsverhältnis grundsätzlich die Schriftform oder die elektronische Form, und die Beschäftigten sind über den Zweck und ihr Widerrufsrecht aufzuklären. Wird eine Einwilligung widerrufen, ist das Foto zu entfernen – bei Veröffentlichungen im Netz so schnell wie möglich, bei gedruckten Materialien spätestens bei der nächsten Auflage.

Etwas anders liegt es bei Aufnahmen von Veranstaltungen, auf denen Menschen als Teil einer Menge oder als Beiwerk erscheinen. Hier lässt sich die Veröffentlichung oft auf ein berechtigtes Interesse stützen. Ein gut sichtbarer Hinweis beim Einlass, dass fotografiert wird, und die Möglichkeit, dem zu widersprechen, sind dabei gute Praxis.

2. Videoüberwachung

Kameras im Eingangsbereich, im Lager oder an der Kasse sind in vielen Betrieben selbstverständlich. Rechtlich stützen sie sich in der Privatwirtschaft meist auf das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, etwa zum Schutz vor Diebstahl oder Einbruch. Dieses Interesse muss aber gegen die Rechte der Gefilmten abgewogen werden, und hier liegen die Grenzen.

Tabu sind Bereiche, in denen Menschen eine besondere Erwartung an Privatsphäre haben: Pausenräume, Umkleiden, Sanitärräume. Eine dauerhafte Überwachung von Arbeitsplätzen zur Leistungskontrolle ist in aller Regel unzulässig. Die Kameras müssen durch gut sichtbare Hinweisschilder angekündigt werden, die den Verantwortlichen, den Zweck und den Weg zu weiteren Informationen nennen. Die Aufnahmen sind schnell zu löschen – die Aufsichtsbehörden halten im Normalfall wenige Tage für ausreichend. Und gibt es einen Betriebsrat, hat er bei jeder Kamera, die Beschäftigte erfassen kann, ein Mitbestimmungsrecht.

3. Bewerberdaten

Bewerbungsunterlagen enthalten oft mehr persönliche Informationen als jede andere Akte im Unternehmen: Lebenslauf, Zeugnisse, Fotos, manchmal Angaben zu Familie, Gesundheit oder Religion. Entsprechend sorgfältig ist mit ihnen umzugehen. Die Verarbeitung ist zulässig, soweit sie für die Entscheidung über die Einstellung erforderlich ist. Das begrenzt zugleich den Kreis derer, die Zugriff haben: die Personalabteilung und die an der Auswahl beteiligten Führungskräfte, nicht aber das halbe Team.

Nach einer Absage stellt sich die Frage nach der Aufbewahrung. Abgelehnte Bewerber können nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz innerhalb von zwei Monaten Ansprüche geltend machen und anschließend innerhalb von drei Monaten klagen. Daraus hat sich eine Aufbewahrungsdauer von etwa sechs Monaten als übliche Praxis entwickelt. Danach sind die Unterlagen zu löschen, und zwar in allen Kopien – auch in E-Mail-Postfächern der beteiligten Führungskräfte. Wer Bewerbungen für künftige Stellen aufheben möchte, braucht dafür eine Einwilligung.

Eine häufige Frage betrifft die Recherche im Netz. Ein Blick auf das Profil in einem beruflichen Netzwerk ist in der Regel zulässig, weil es gerade der beruflichen Selbstdarstellung dient. Private Profile in sozialen Netzwerken dagegen gehen den Arbeitgeber nichts an. Wer recherchiert, sollte das zudem im Datenschutzhinweis für Bewerber offenlegen.

4. Üben Sie an Fällen

Viele dieser Fragen lassen sich mit einer einmaligen Vorbereitung dauerhaft lösen: ein Mustertext für Foto-Einwilligungen, ein Datenschutzhinweis für Bewerber, eine Löschroutine für Bewerbungsunterlagen und eine kurze Beschreibung jeder Kamera mit Zweck und Speicherdauer. Wer diese vier Dokumente hat, beantwortet die meisten Anfragen zu diesen Themen in Minuten. Sie einmal sauber aufzusetzen, ist eine der lohnendsten Stunden, die ein Unternehmen in den Datenschutz investieren kann.

5. Fotos von Kunden und Gästen

Neben Beschäftigten tauchen auch Kunden und Gäste auf Fotos auf – beim Tag der offenen Tür, bei der Eröffnung, im Restaurant. Hier gelten ähnliche Maßstäbe. Wer als Teil einer Menge oder als Beiwerk erscheint, muss meist nicht einzeln gefragt werden, sofern auf das Fotografieren hingewiesen wurde. Wer dagegen im Mittelpunkt eines Bildes steht, etwa als strahlender Kunde vor dem neuen Produkt, sollte vor der Veröffentlichung ausdrücklich zustimmen. Besondere Vorsicht ist bei Kindern geboten: Hier braucht es die Zustimmung der Eltern, und in vielen Fällen ist es klüger, ganz auf erkennbare Aufnahmen zu verzichten.

Ein häufig übersehener Punkt sind Fotos, die in sozialen Medien geteilt werden. Einmal veröffentlicht, lassen sie sich kaum zurückholen. Umso wichtiger ist es, vor dem Posten kurz innezuhalten und zu fragen, ob alle erkennbaren Personen einverstanden wären. Wer unsicher ist, wählt einen anderen Bildausschnitt oder macht Gesichter unkenntlich – das kostet Sekunden und erspart spätere Löschbitten.

Stand: September 2026. Kursmaterial der Klarwerk Akademie, keine Rechtsberatung. Abbildungen sind vereinfachte, schematische Darstellungen.