Im Maschinen- und Anlagenbau ist das Angebot oft der Engpass im Vertrieb. Die Technik ist erklärungsbedürftig, jede Anfrage etwas anders, und die Menschen, die kalkulieren können, sind knapp. Genau hier kann KI viel Arbeit abnehmen – wenn sie richtig eingebunden ist.
Warum gerade die Angebotserstellung
Eine technische Anfrage kommt selten vollständig. Mal fehlt die Bandbreite, mal die Umgebung, mal der gewünschte Termin. Bevor gerechnet werden kann, muss jemand Unterlagen lesen, Rückfragen stellen, die passende Baureihe finden und Preise zusammensuchen. Das bindet erfahrene Leute – und je länger es dauert, desto größer die Chance, dass der Kunde schon ein anderes Angebot auf dem Tisch hat.
Gleichzeitig wiederholt sich vieles. Die gleichen Fragen, die gleichen Aufpreise, die gleichen Regeln für Rabatte und Lieferzeiten. Das ist der Teil, den ein Assistent übernehmen kann, damit sich der Vertrieb auf das Besondere konzentriert: die technische Klärung und das Gespräch mit dem Kunden.
Was ein Angebotsassistent wirklich tut
Ein Angebotsassistent ist kein Chatfenster, sondern ein Ablauf, der mehrere Systeme verbindet und an festen Stellen einen Menschen fragt.
- Er liest E-Mail und Anhänge und zieht Anforderungen wie Maße, Material, Schutzart und Termin heraus.
- Er prüft, ob alles für die Kalkulation da ist, und bereitet für fehlende Angaben eine Rückfrage vor.
- Er ordnet die Anforderungen Ihren Baureihen, Bauteilen und Optionen zu.
- Er holt Preise, Material und Zeiten aus dem ERP und wendet Ihre Regeln an: Rabatte, Mindestmargen, Aufpreise.
- Er prüft, ob der Wunschtermin mit der Fertigung zusammenpasst, soweit die Daten dafür vorliegen.
- Er erstellt einen Entwurf in Ihrer Vorlage, legt den Vorgang im CRM an und protokolliert, woher jeder Wert stammt.
Warum ein allgemeines Chat-Werkzeug dafür nicht reicht
Ein Sprachmodell kann ein PDF lesen und zusammenfassen. Es kennt aber weder Ihr Sortiment noch Ihre Preise, Margen, Kapazitäten oder Lieferzeiten. Der eigentliche Wert entsteht dort, wo der Assistent auf Ihre Daten zugreift, Ihre Regeln anwendet und das Ergebnis in Ihre Systeme schreibt.
Deshalb ist der aufwendige Teil eines solchen Projekts nicht das Modell, sondern die Einbindung: saubere Produktdaten, klare Kalkulationsregeln, Schnittstellen zu ERP und CRM, Rechte und Protokolle. Das ist Handwerk – und genau das macht den Unterschied zu einem Werkzeug, das jeder für ein paar Euro im Monat kaufen kann.
Der Mensch bleibt in der Verantwortung
Kein Angebot sollte das Haus verlassen, ohne dass jemand aus dem Vertrieb es gesehen hat. Der Assistent liefert einen Entwurf, markiert Unsicherheiten und Annahmen und zeigt, woher jeder Wert stammt. Liegt eine Kalkulation unter der Mindestmarge oder fehlt eine Angabe, entscheidet ein Mensch.
Das ist nicht nur eine Frage der Sorgfalt, sondern auch der Akzeptanz im Team. Wer sieht, wie der Assistent zu seinem Ergebnis kommt, vertraut ihm eher – und korrigiert ihn, wo er danebenliegt. Aus diesen Korrekturen wird der Ablauf mit der Zeit besser.
Was Sie für den Start brauchen
Für einen Pilot braucht es kein großes IT-Projekt. Wichtig ist, dass die Grundlagen greifbar sind:
- 20 bis 50 echte Anfragen der letzten Monate, jeweils mit dem Angebot, das daraus entstanden ist
- Preislisten, Stücklisten oder Kalkulationsblätter für einen Produktbereich
- Ihre Regeln für Rabatte, Mindestmargen und Aufpreise – gern auch erst im Gespräch
- eine Ansprechperson im Vertrieb, die die Entwürfe beurteilt
- Zugang zu einer Test- oder Exportumgebung Ihres ERP, wenn eine Anbindung geplant ist
Woran Sie einen guten Pilot erkennen
Ein Pilot soll eine klare Frage beantworten: Trägt der Ansatz für Ihre Anfragen? Dafür braucht es messbare Ziele und einen festen Rahmen.
- ein klar begrenzter Produktbereich statt des ganzen Sortiments
- Ziele, die sich messen lassen: Zeit bis zum Entwurf, Anteil der Entwürfe ohne große Korrektur
- ein Festpreis und ein fester Zeitraum
- ein vorher vereinbarter Punkt, an dem entschieden wird: ausbauen, ändern oder beenden
Und danach
Was im Pilot funktioniert, wird erweitert: weitere Baureihen, automatische Rückfragen, Erinnerungen zum Nachfassen, Auswertungen, welche Anfragen gewonnen werden und warum. Besonders stark wird der Ablauf, wenn die Anfragen schon strukturiert ankommen – etwa aus einem Produktkonfigurator auf Ihrer Website, in dem Kunden Maße und Optionen selbst wählen. Dann beginnt der Assistent nicht mit einer losen E-Mail, sondern mit einer vollständigen Konfiguration.