In vielen Unternehmen entsteht ein Angebot auf dieselbe Weise wie vor zwanzig Jahren. Eine Anfrage kommt per Mail, jemand im Innendienst liest sie, fragt nach, was fehlt, kalkuliert in einer Tabelle, holt eine Freigabe und schreibt das Angebot. Bei einfachen Produkten dauert das Stunden, bei variantenreichen Tage. Und je mehr Anfragen kommen, desto länger warten Kunden. Ein Angebotskonfigurator ändert diesen Ablauf grundlegend. Regeln, Preise und Rabatte stecken im System, der Kunde oder der Vertrieb stellt das Produkt zusammen, und der Angebotsentwurf entsteht sofort. Im Fachjargon heißt das CPQ, kurz für Configure, Price, Quote. Dieser Beitrag zeigt, was dahintersteckt.
Wo heute die Zeit verloren geht
Die eigentliche Kalkulation ist selten das Problem. Zeit geht an anderen Stellen verloren: bei Rückfragen, weil Angaben fehlen; bei der Suche nach dem aktuellen Preis; bei Aufpreisen, die jemand aus Erfahrung kennt; bei Rabatten, die freigegeben werden müssen; und beim Schreiben des Angebots selbst. Jeder dieser Schritte hängt an Personen. Ist jemand krank oder im Urlaub, bleibt das Angebot liegen. Vergleichen Sie den Ablauf mit und ohne Konfigurator:
Ein Angebot, das sich selbst rechnet
Der Kern eines Angebotskonfigurators sind die Regeln. Welche Optionen gibt es, was kosten sie, welche schließen sich aus? Ab welcher Menge gibt es Staffelrabatt, wann braucht ein Rabatt eine Freigabe? Wie verändert eine Sonderfarbe die Lieferzeit? Diese Regeln sind in jedem Unternehmen vorhanden – in Preislisten, Tabellen und Köpfen. Im Konfigurator werden sie einmal festgelegt und gelten dann für jedes Angebot. Probieren Sie es an einem Beispielprodukt aus:
Angebot (Entwurf)
Beispiel
| Schwerlastregal 2,5 m, 5 Böden, 150 kg je Boden, Verzinkt | 12 × 339,00 € |
| Zwischensumme | 4.068,00 € |
| Staffelrabatt 5 % | − 203,40 € |
| Montage | 540,00 € |
| Gesamt netto | 4.404,60 € |
Lieferzeit ca. 3 Wochen.
Das Beispiel zeigt im Kleinen, was im Großen passiert. Jede Änderung wirkt sofort auf Preis, Rabatt und Lieferzeit, und Sonderfälle – hier eine große Menge – werden zur Freigabe markiert. Der Innendienst prüft nur noch, was wirklich geprüft werden muss.
Für Kunden oder für den Vertrieb?
Ein Angebotskonfigurator kann an zwei Stellen eingesetzt werden. Öffentlich auf der Website stellen Kunden ihr Produkt selbst zusammen und bekommen einen Richtpreis oder einen Angebotsentwurf. Intern nutzt ihn der Vertrieb oder Innendienst, um Anfragen schnell in Angebote zu verwandeln – mit allen Preisen, Rabatten und Konditionen, die Kunden nicht sehen sollen. Viele Unternehmen beginnen intern und öffnen den Konfigurator später für Kunden, wenn die Regeln sich bewährt haben.
Ob und welche Preise Kunden sehen, ist eine eigene Entscheidung. Mehr dazu im Beitrag Richtpreis im Konfigurator.
Woher die Daten kommen
Preise, Artikel und Lieferzeiten liegen meist in der Warenwirtschaft. Ein Angebotskonfigurator sollte sie von dort beziehen, statt eine zweite Preisliste zu pflegen. Umgekehrt geht das fertige Angebot oder der Auftrag zurück ins System. Wie diese Anbindung aussehen kann, beschreibt der Beitrag Vom Konfigurator ins CRM. Die Regeln selbst – was zusammenpasst und was nicht – beschreibt der Beitrag Regeln im Produktkonfigurator.
Typische Fehler bei der Einführung
Drei Fehler sind verbreitet. Erstens wird versucht, alle Sonderfälle auf einmal abzubilden. Das macht das Projekt groß und langsam. Besser ist es, mit den Standardfällen zu beginnen, die einen Großteil der Anfragen ausmachen, und Sonderfälle weiterhin von Hand zu bearbeiten. Zweitens werden die Regeln nicht mit dem Innendienst erarbeitet, sondern über seinen Kopf hinweg. Dann fehlen genau die Ausnahmen, die die Praxis ausmachen. Und drittens wird nach der Einführung niemand für die Pflege der Preise und Regeln benannt – nach einem Jahr stimmen sie nicht mehr, und das Vertrauen ist weg.
Was sich messbar verändert
Ob sich ein Angebotskonfigurator lohnt, zeigt sich an einfachen Zahlen: Wie lange dauert es von der Anfrage bis zum Angebot? Wie viele Rückfragen sind nötig? Wie viele Angebote werden zu Aufträgen? Messen Sie diese Werte vor der Einführung, dann sehen Sie danach, was sich verändert hat. Wie Sie den Nutzen eines Konfigurators einschätzen, beschreibt der Beitrag Lohnt sich ein Produktkonfigurator?. Unser Vorgehen zeigt die Seite Produktkonfigurator entwickeln lassen.
Was in die Regeln gehört
Ein Angebotskonfigurator ist nur so gut wie seine Regeln. Dazu gehören die Produkte und Optionen mit ihren Preisen, die Kombinationen, die sich ausschließen oder bedingen, Aufpreise für Sonderwünsche, Staffelrabatte nach Menge, Lieferzeiten je Option, Grenzen für Rabatte, ab denen eine Freigabe nötig ist, und die Textbausteine für das Angebot selbst: Leistungsbeschreibung, Lieferbedingungen, Gültigkeit. Vieles davon steht heute schon irgendwo – in Preislisten, Vorlagen und den Köpfen erfahrener Mitarbeiter. Die Arbeit besteht darin, es an einem Ort zusammenzuführen und verständlich festzuhalten.
Wie Sie starten
Beginnen Sie mit einer Produktgruppe, die viele Anfragen und klare Regeln hat. Sammeln Sie mit dem Innendienst, welche Fragen bei jeder Anfrage gestellt werden und welche Fehler in Angeboten vorkommen. Daraus entsteht der erste Konfigurator, intern genutzt, mit Ihren echten Preisen. Nach einigen Wochen zeigt sich, welche Regeln fehlen und wo Ausnahmen häufiger sind als gedacht. Danach folgen weitere Produktgruppen und, wenn gewünscht, die Öffnung für Kunden.
Angebote, die verkaufen
Ein schnelles Angebot ist gut, ein überzeugendes besser. Ein Angebotskonfigurator kann mehr als Zahlen ausgeben: Ansichten des konfigurierten Produkts, eine verständliche Leistungsbeschreibung, Lieferzeit und Gültigkeit auf einen Blick. Manche Unternehmen gehen noch weiter und lassen Kunden das Angebot online annehmen oder Optionen nachträglich ändern. So wird aus dem Angebot der erste Schritt zum Auftrag statt eines PDFs, das im Postfach liegen bleibt.
Häufige Fragen
Was ist CPQ?
Configure, Price, Quote – konfigurieren, bepreisen, anbieten. Gemeint sind Systeme, die aus einer Produktauswahl automatisch einen Preis und ein Angebot erzeugen, nach den Regeln des Unternehmens.
Brauchen wir dafür eine teure Standardsoftware?
Nicht unbedingt. Große CPQ-Systeme lohnen sich für sehr komplexe Sortimente. Für viele Mittelständler reicht ein individueller Konfigurator, der genau ihre Produkte und Regeln abbildet. Den Vergleich finden Sie im Beitrag zu Konfigurator-Software oder individueller Entwicklung.
Ersetzt der Konfigurator den Innendienst?
Nein. Er nimmt ihm Routinearbeit ab. Prüfen, beraten und Sonderfälle lösen bleiben beim Team – und dafür ist dann mehr Zeit.
Wie halten wir Preise und Regeln aktuell?
Am besten, indem Preise aus der Warenwirtschaft kommen und eine Person für die Regeln zuständig ist. Änderungen gelten dann sofort für alle Angebote.
Können Kunden den Konfigurator selbst nutzen?
Ja, wenn Sie das wollen. Viele beginnen intern und öffnen den Konfigurator später mit Richtpreisen für Kunden.
Wie lange dauert die Einführung?
Für eine Produktgruppe mit klaren Regeln einige Wochen bis wenige Monate. Am meisten Zeit brauchen das Sammeln der Regeln mit dem Innendienst und die Anbindung an die Warenwirtschaft.
