Arzt- und Zahnarztpraxis: Termine und Aufnahme

In Praxen wirkt Automatisierung an einer sehr konkreten Stelle: bei Terminen. Nicht erschienene Patienten kosten unmittelbar Behandlungszeit, das Telefon klingelt in der Sprechstunde, und die Aufnahme neuer Patienten bindet Personal an der Anmeldung. Gleichzeitig gelten hier die strengsten Datenschutzanforderungen des gesamten Kurses – Gesundheitsdaten sind besonders geschützt. Dieser Guide zeigt, was sich lohnt und wo die Grenzen verlaufen.

1. Ausgangslage

Eine zahnärztliche Praxis mit drei Behandlern und acht Beschäftigten vergibt Termine telefonisch und über ein Formular. Erinnerungen werden nicht verschickt. Neue Patienten füllen Bögen im Wartezimmer aus, die anschließend abgetippt werden.

2. Der Ablauf

3. Aufwand und Ersparnis

Der wirtschaftliche Kern liegt bei den Ausfällen. Fünf zusätzlich genutzte Behandlungseinheiten pro Woche sind in jeder Praxis ein spürbarer Betrag – deutlich höher als alle Werkzeugkosten zusammen. Die gesparte Zeit an der Anmeldung kommt hinzu.

Das Telefon entlasten

Der am häufigsten unterschätzte Effekt betrifft die Anmeldung. Ein großer Teil der täglichen Anrufe entfällt auf drei Anliegen: einen Termin vereinbaren, einen Termin verschieben und fragen, was mitzubringen ist. Alle drei lassen sich vorwegnehmen. Die ausführliche Bestätigung beantwortet die dritte Frage, bevor sie entsteht. Ein einfacher Weg zur Absage oder Verschiebung in der Erinnerung nimmt die zweite. Und eine Online-Terminvergabe für klar abgegrenzte Behandlungsarten übernimmt einen Teil der ersten.

Wichtig ist dabei, nicht zu viel freizugeben. Praxen, die sämtliche Behandlungsarten online buchbar machen, bekommen falsch geplante Zeiten und verärgerte Behandler. Sinnvoll ist ein kleiner Katalog: Kontrolle, Prophylaxe, kurze Beratung – also alles mit fester Dauer und ohne Vorbedingungen. Alles andere läuft weiter über Rückruf, und genau dafür ist dann auch wieder Zeit. Praxen berichten nach der Umstellung übereinstimmend, dass nicht die Zahl der Anrufe das Hauptproblem war, sondern ihr Zeitpunkt: mitten in der Behandlung. Wenn die Hälfte davon wegfällt, verändert das den Arbeitsalltag deutlicher, als die gesparten Minuten vermuten lassen.

Datenschutz: hier gelten schärfere Regeln

Daraus folgen drei Regeln für die Praxis. Erstens: Eine Terminerinnerung darf keine Angaben zur Behandlung enthalten – „Ihr Termin am Donnerstag um 9 Uhr“ ist in Ordnung, die Nennung der Behandlungsart nicht. Zweitens: Dienstleister brauchen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und bei Berufsgeheimnisträgern ist zusätzlich § 203 StGB zu beachten, der die Einbeziehung sonstiger mitwirkender Personen regelt. Drittens: Für Anamnesebögen und alles, was Gesundheitsangaben enthält, sind verschlüsselte Übertragung und ein Anbieter mit Verarbeitung in der EU faktisch Pflicht. Klären Sie diese Punkte vor der Auswahl eines Werkzeugs, nicht danach.

5. Stolpersteine

6. Häufige Fragen

Dürfen wir überhaupt per Kurznachricht erinnern? Ja, wenn der Patient den Weg angegeben hat und die Nachricht keine Gesundheitsangaben enthält. Halten Sie die Zustimmung zum Kontaktweg fest.

Was ist mit KI in der Praxis? Für das Vorsortieren von Mails ohne Gesundheitsbezug nutzbar, für Anamnese und Befunde nur mit sehr sorgfältiger Prüfung und geeigneter Umgebung. Im Zweifel gilt: Der Nutzen beim Terminwesen ist groß und rechtlich unkompliziert – dort anfangen.

Wie gehen wir mit Absagen kurz vor dem Termin um? Die Warteliste ist der wirksamste Weg. Ergänzend hilft eine klare, freundlich formulierte Regel zu kurzfristigen Absagen, die bei der Terminvergabe genannt wird.

7. Übung zum Selbermachen

Zählen Sie vier Wochen lang die nicht wahrgenommenen Termine und rechnen Sie die ausgefallene Behandlungszeit in Stunden um. Prüfen Sie dann, ob Ihre Praxissoftware eine Erinnerungsfunktion mitbringt und was sie im Tarif kostet. Diese beiden Zahlen nebeneinander ergeben in fast jeder Praxis eine eindeutige Entscheidung.

Stand: September 2026. Kursmaterial der Klarwerk Akademie. Preise und Funktionsumfang der genannten Werkzeuge ändern sich laufend – maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.