Den eigenen Guide schreiben

Die sechs vorangegangenen Guides folgen alle demselben Aufbau – und genau diesen Aufbau können Sie für Ihren eigenen Betrieb übernehmen. Das Ergebnis ist ein Dokument von zwei bis drei Seiten, das drei Zwecke erfüllt: Es zwingt zur Klarheit, es dient als Entscheidungsgrundlage im Betrieb, und es ist die beste Grundlage für ein Angebot, das Sie einholen. Diese Lektion führt Sie durch die sieben Teile.

1. Die sieben Teile

Der wichtigste Teil ist der vierte: Was nicht automatisiert wird. Er wird am häufigsten weggelassen und ist am wertvollsten – für die Erwartungssteuerung im Team ebenso wie für die spätere Bewertung, ob das Vorhaben erfolgreich war.

2. Ist das Vorhaben reif?

3. In Etappen planen

Setzen Sie nie den gesamten Guide auf einmal um. Bewährt hat sich eine Aufteilung in drei Etappen. Die erste bringt den Kern zum Laufen – meist Erfassen und Bestätigen – und läuft mindestens zwei Wochen, bevor etwas dazukommt. Die zweite ergänzt das, was die Prüfliste kleiner macht: bessere Prüfungen, zusätzliche Felder, vielleicht ein KI-Schritt. Die dritte bringt die Erweiterungen mit dem höchsten Nutzen, aber auch dem größten Aufwand: Nachfassen, Erinnerungen, Auswertungen. Diese Reihenfolge sorgt dafür, dass nach wenigen Tagen etwas Nützliches läuft – das ist für die Akzeptanz im Team entscheidend.

4. Den Guide für Angebote nutzen

Wer einen Dienstleister beauftragt, bekommt mit einem Guide deutlich bessere Angebote. Der Grund ist einfach: Ohne klare Beschreibung kalkulieren Anbieter Unsicherheit ein, und die Preise streuen erheblich. Mit einem Guide, der Ablauf, Systeme, Mengen und Grenzen nennt, wird der Aufwand schätzbar. Ergänzen Sie drei Fragen an jeden Anbieter: Wer betreibt die Lösung nach der Einrichtung? Wem gehören Abläufe und Zugänge? Und was passiert bei einem Wechsel des Dienstleisters? Die Antworten unterscheiden gute Angebote von günstigen.

5. Ein Beispiel

Ein Metallbaubetrieb schrieb einen zweiseitigen Guide für die Anfragebearbeitung und holte drei Angebote ein. Die Spanne lag zwischen 4.200 und 11.500 Euro – aber anders als erwartet erklärte sich der Unterschied nicht durch die Qualität, sondern durch den Umfang: Das teuerste Angebot enthielt die Anbindung des ERP, die im Guide ausdrücklich als spätere Etappe markiert war. Nach einer Rückfrage kalkulierten alle drei denselben Umfang, und die Spanne schrumpfte auf 4.200 bis 5.800 Euro. Ohne den Guide hätte der Betrieb vermutlich das mittlere Angebot genommen und dafür deutlich weniger bekommen.

6. Häufige Fragen

Wie lang sollte der Guide sein? Zwei bis drei Seiten. Wer mehr braucht, beschreibt vermutlich mehrere Vorhaben gleichzeitig – dann lieber trennen.

Wer schreibt ihn? Jemand aus dem Fachbereich, nicht aus der Technik. Der Guide beschreibt einen Geschäftsvorgang, keine Softwarearchitektur.

Was, wenn sich der Guide als falsch erweist? Dann wird er angepasst – das ist normal. Wichtig ist, dass die Änderung bewusst geschieht und die Zahlen mitgeführt werden, damit am Ende noch bewertbar ist, ob sich das Vorhaben gelohnt hat.

7. Übung zum Selbermachen

Schreiben Sie den Guide für den Ablauf, den Sie seit Modul 1 verfolgen. Nehmen Sie sich dafür bewusst einen halben Tag und arbeiten Sie die sieben Teile der Reihe nach ab. Legen Sie ihn danach einer Person vor, die den Vorgang täglich erledigt, und fragen Sie nur eines: Was fehlt? Diese eine Frage bringt erfahrungsgemäß zwei bis drei Punkte zutage, die Sie nicht auf dem Schirm hatten – und deren Fehlen das Projekt später ausgebremst hätte.

Stand: September 2026. Kursmaterial der Klarwerk Akademie. Preise und Funktionsumfang der genannten Werkzeuge ändern sich laufend – maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.