Produktion: Aufträge, Material und Qualität

In produzierenden Betrieben ist Automatisierung an den Maschinen längst Alltag – in der Verwaltung drumherum oft nicht. Aufträge werden ausgedruckt, Materialverfügbarkeit telefonisch geklärt, Prüfprotokolle auf Papier geführt und später abgetippt. Genau hier liegt in kleinen und mittleren Fertigungsbetrieben das größte ungenutzte Potenzial. Dieser Guide beschreibt drei Abläufe, die ohne Eingriff in die Fertigung selbst auskommen.

1. Ausgangslage

Ein Lohnfertiger mit 40 Beschäftigten bearbeitet Kundenaufträge in Losgrößen zwischen 10 und 5.000 Stück. Bestellungen kommen per Mail und Fax, Materialverfügbarkeit wird im Zuruf geklärt, Prüfprotokolle auf Papier geführt.

2. Die drei Abläufe

3. Aufwand und Ersparnis

Der größte wirtschaftliche Effekt entsteht nicht in der Verwaltung, sondern in der Fertigung: Jede vermiedene Unterbrechung wegen fehlenden Materials ist mehr wert als die gesamte gesparte Bürozeit. Deshalb steht der Materialablauf in der Priorität meist vorn.

Warum die Materialprüfung zuerst kommt

In der Fertigung gilt eine Regel, die sich in jeder Kalkulation bestätigt: Stillstand ist teurer als Bürozeit. Eine Maschine, die zwei Stunden auf Material wartet, kostet mehr als ein halber Tag Auftragserfassung – und der Schaden ist größer, weil sich Termine verschieben und Nacharbeit in der Planung entsteht. Deshalb beginnt die Einführung sinnvollerweise bei der Materialprüfung, obwohl sie technisch die unscheinbarste der drei Abläufe ist.

Praktisch heißt das: Ein täglicher Lauf prüft alle Aufträge der kommenden zwei Wochen gegen Bestand und offene Bestellungen und meldet Unterdeckungen an die Disposition – mit Angabe des Auftrags, des fehlenden Materials und des spätesten Bestelltermins. Mehr braucht es zunächst nicht. Die Bestellanforderung kann anfangs von Hand ausgelöst werden; die Zeitersparnis ist zweitrangig, der Gewinn liegt im früheren Wissen. Voraussetzung ist allerdings, dass die Bestandsdaten stimmen. Ein Abgleich auf Basis falscher Bestände meldet Verfügbarkeit, die es nicht gibt – und richtet mehr Schaden an als gar keine Prüfung. Eine Inventur der kritischen Artikel gehört deshalb vor den ersten Lauf, nicht danach.

Stolpersteine

5. Häufige Fragen

Brauchen wir dafür Industrie-4.0-Technik? Nein. Die beschriebenen Abläufe setzen an der Verwaltung an und kommen ohne Eingriff in Maschinensteuerungen aus. Maschinendaten sind ein späterer Schritt.

Was ist mit Kunden, die weiter faxen? Faxeingänge lassen sich als PDF empfangen und wie jedes andere Dokument auslesen – die Qualität ist schlechter, der Ablauf derselbe. Die Prüfliste wird bei diesen Kunden häufiger greifen.

Lohnt sich das bei Einzelfertigung? Der Ausleseteil weniger, weil jede Bestellung anders ist. Materialprüfung und digitale Qualitätsdokumentation lohnen sich trotzdem – sie hängen nicht von der Losgröße ab.

6. Übung zum Selbermachen

Verfolgen Sie eine Woche lang, wie oft in der Fertigung wegen fehlenden Materials umgeplant werden musste, und schätzen Sie die jeweilige Verzögerung. Zählen Sie parallel, wie viel Zeit die Auftragserfassung im Büro kostet. Vergleichen Sie beide Zahlen – in den meisten Fertigungsbetrieben ist der erste Posten der größere, wird aber seltener gemessen.

Stand: September 2026. Kursmaterial der Klarwerk Akademie. Preise und Funktionsumfang der genannten Werkzeuge ändern sich laufend – maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.