- die Arten von Agentenwissen unterscheiden
- betriebliches Wissen durchsuchbar bereitstellen
- Kontextkosten im Blick behalten
- entscheiden, was gespeichert werden darf
Ein Agent weiß von sich aus nichts über Ihren Betrieb: nicht, wie Ihre Artikelnummern aufgebaut sind, nicht, welche Lieferzeiten üblich sind, nicht, dass montags nicht geliefert wird. Dieses Wissen muss ihm zur Verfügung stehen – und zwar in der richtigen Form. Diese Lektion zeigt die fünf Wege, wie das geschieht, und wie Sie vermeiden, dass ein Agent mit veralteten Angaben arbeitet oder jeden Aufruf unnötig teuer macht.
1. Fünf Arten von Wissen
Die wichtigste Regel steht beim letzten Punkt: Alles, was sich ändert, holt der Agent über Werkzeuge. Preise, Bestände, Termine und Kundendaten gehören niemals in eine feste Anweisung – sonst arbeitet der Agent irgendwann mit Angaben, die seit Monaten überholt sind, und niemand merkt es. Die Anweisung enthält Regeln, die Werkzeuge liefern Fakten.
2. Betriebliches Wissen bereitstellen
Für den Mittelstand ist das der übliche Weg, um Handbücher, Montageanleitungen, Preislisten, Verträge oder Protokolle verfügbar zu machen. Drei Dinge entscheiden über die Qualität. Erstens die Aufbereitung: Saubere, aktuelle Dokumente liefern brauchbare Antworten, ein Ordner mit fünf Versionen desselben Handbuchs nicht. Zweitens die Zerlegung: Abschnitte sollten thematisch zusammenhängen, nicht mitten im Satz enden. Drittens die Quellenangabe: Jede Antwort sollte sagen, aus welchem Dokument sie stammt – dann kann ein Mensch nachsehen, statt zu glauben.
| Gut geeignet | Schlecht geeignet |
|---|---|
| Gepflegte Handbücher und Anleitungen | Ordner mit mehreren Versionen ohne Datum |
| Fertige Antworten auf häufige Fragen | Mailverläufe mit widersprüchlichen Aussagen |
| Verträge und Vorlagen mit Stand | Tabellen mit laufend wechselnden Werten |
| Protokolle mit klarer Struktur | Gescannte Dokumente ohne Texterkennung |
3. Kontext kostet Geld
Jeder Schritt eines Agenten überträgt den bisherigen Verlauf erneut an das Modell. Das bedeutet: Je länger ein Durchlauf dauert, desto teurer wird jeder weitere Schritt – die Kosten wachsen nicht linear, sondern schneller. Daraus folgen drei praktische Maßnahmen. Werkzeuge liefern knappe Antworten statt vollständiger Datensätze. Lange Zwischenergebnisse werden zusammengefasst, statt vollständig mitgeschleppt zu werden. Und eine Obergrenze für die Anzahl der Schritte verhindert, dass ein Agent in einer Schleife das Monatsbudget verbraucht.
4. Was darf gespeichert werden?
Wenn ein Agent sich Dinge merkt, entsteht eine Datensammlung – und damit eine datenschutzrechtliche Frage. Gespeicherte Verläufe können Kundennamen, Anliegen, Gesundheitsangaben oder Vertragsdetails enthalten. Klären Sie deshalb vorab drei Punkte: Was wird gespeichert, wie lange, und wer kann es einsehen. Für die meisten betrieblichen Agenten ist die einfachste Antwort die beste: Verläufe werden nach kurzer Frist gelöscht, dauerhaft gespeichert wird nur das Ergebnis im Fachsystem – also die Notiz am Kundendatensatz, nicht das Gespräch, das dazu führte.
5. Ein Beispiel
Ein Hersteller von Lüftungsanlagen stellte seinem Innendienst einen Agenten zur Seite. Als Wissensquelle dienen 140 Montageanleitungen, die technische Datenbank und eine Liste häufiger Fragen aus dem Support. Die feste Anweisung enthält nur Regeln: Tonfall, die Vorgabe, immer die Anleitung mit Seitenzahl zu nennen, und die Anweisung, bei fehlender Information ausdrücklich zu sagen, dass nichts gefunden wurde. Preise und Lieferzeiten kommen ausschließlich über Werkzeuge aus der Warenwirtschaft. In den ersten Wochen fiel auf, dass der Agent gelegentlich veraltete Anleitungen zitierte – Ursache war eine Ablage mit alten Ständen. Nach dem Aufräumen und einer Kennzeichnung mit Gültigkeitsdatum verschwand das Problem. Die Aufräumarbeit hat, wie so oft, mehr gebracht als jede technische Verbesserung.
6. Häufige Fragen
Lernt der Agent aus Korrekturen? Nicht von selbst. Er kann nur nutzen, was ihm als Wissen bereitsteht. Wenn eine Korrektur dauerhaft wirken soll, gehört sie in die Anweisung oder in die Wissensbasis – als ergänzter Abschnitt oder als Eintrag in der Liste häufiger Fragen.
Wie oft muss die Wissensbasis gepflegt werden? Immer dann, wenn sich die Quelldokumente ändern. Sinnvoll ist ein automatischer Abgleich mit der Dateiablage und eine vierteljährliche Durchsicht, ob veraltete Dokumente noch enthalten sind.
Was, wenn der Agent etwas erfindet? Dann fehlt meist die Anweisung, bei fehlender Information ausdrücklich nichts zu behaupten – und die Quellenangabe. Mit beidem lässt sich jede Antwort prüfen, und Erfundenes fällt sofort auf.
7. Übung zum Selbermachen
Listen Sie auf, welches Wissen ein Agent in Ihrem Betrieb bräuchte, und ordnen Sie jeden Punkt einer der fünf Arten zu. Achten Sie besonders auf Angaben, die Sie zunächst in die feste Anweisung schreiben würden, die sich aber ändern können – Preise, Ansprechpartner, Lieferzeiten. Diese gehören in Werkzeuge. Prüfen Sie zum Schluss Ihre wichtigsten Dokumente: Gibt es je Thema genau eine gültige Fassung mit Datum? Wenn nicht, ist das die erste Aufgabe.
- [1]Anbieterdokumentationen zu Kontextfenstern und Kosten, Stand 2026.
- [2]Art. 5 Abs. 1 lit. c und e DSGVO – Datenminimierung und Speicherbegrenzung.
- [3]Mittelstand-Digital Zentren (2026): Wissensmanagement mit KI.
Die technische Umsetzung eines Wissensabrufs behandelt der Kurs Praktische KI-Integration.
Stand: September 2026. Kursmaterial der Klarwerk Akademie. Preise und Funktionsumfang der genannten Werkzeuge ändern sich laufend – maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.