- systematisch zwischen Regel, Modell und Mensch entscheiden
- Kombinationen aus beidem entwerfen
- Kosten und Nachvollziehbarkeit abwägen
- die Entscheidung dokumentieren
Die Frage, ob ein Schritt als feste Regel oder mit einem Modell umgesetzt wird, entscheidet über Kosten, Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit eines Ablaufs. Sie wird in der Praxis oft aus Gewohnheit beantwortet – wer gerade von KI begeistert ist, nimmt überall KI; wer skeptisch ist, verzichtet auch dort, wo sie hilft. Diese Lektion bietet stattdessen eine kurze Prüfung mit vier Fragen, die sich für jeden einzelnen Schritt beantworten lässt.
1. Die vier Fragen
Die Reihenfolge ist bewusst gewählt. Zuerst wird ausgeschlossen, was ohnehin eine Regel ist – das betrifft mehr Fälle, als man zunächst annimmt. Dann kommt die Prüfbarkeit: Was sich nicht maschinell prüfen lässt, sollte kein Modell unbeaufsichtigt entscheiden. Und zuletzt die Folgenschwere, die über die nötige menschliche Beteiligung entscheidet.
2. Meist ist es beides
In gut gebauten Abläufen arbeiten Regeln und Modelle zusammen, statt sich auszuschließen. Das Modell übernimmt den einen Schritt, bei dem Verstehen nötig ist; Regeln bereiten vor, prüfen nach und entscheiden über den weiteren Weg. Diese Aufteilung hat einen angenehmen Nebeneffekt: Fällt der Modellanbieter aus, bleibt der Rest des Ablaufs funktionsfähig, und Vorgänge sammeln sich, statt verloren zu gehen.
Aus 200 Eingangsrechnungen monatlich die Beträge erfassen
Anfragen mit dem Wort „Notfall“ im Betreff sofort melden
Erkennen, ob eine frei formulierte Mail ein Notfall ist
Prüfen, ob ein Kunde seit über 60 Tagen nicht bezahlt hat
Aus Fotos vom Bautagebuch einen Wochenbericht erzeugen
3. Die stillen Vorteile der Regel
Regeln haben drei Eigenschaften, die im Alltag mehr wiegen, als ihnen zugestanden wird. Sie sind nachvollziehbar: Wenn jemand fragt, warum ein Vorgang so behandelt wurde, gibt es eine Antwort. Sie sind kostenlos und schnell, was bei hohen Stückzahlen zählt. Und sie sind stabil – eine Regel liefert in zwei Jahren dasselbe Ergebnis, während Modelle sich ändern. Deshalb lohnt bei jedem geplanten KI-Schritt die ehrliche Frage, ob sich die Aufgabe nicht doch in eine Regel fassen lässt, wenn man die Eingangsdaten etwas besser strukturiert.
| Kriterium | Feste Regel | Modell |
|---|---|---|
| Kosten je Vorgang | praktisch null | Bruchteile eines Cents bis einige Cent |
| Verlässlichkeit | immer gleich | schwankend, messbar |
| Nachvollziehbarkeit | vollständig | eingeschränkt |
| Umgang mit Unerwartetem | scheitert | liefert oft etwas Brauchbares |
| Pflegeaufwand | bei Änderungen | laufend, inkl. Modellwechsel |
4. Die Entscheidung festhalten
Notieren Sie für jeden KI-Schritt in einem Satz, warum er ein KI-Schritt ist. Das klingt nach Bürokratie, hat aber zwei praktische Gründe. Erstens zwingt es zur Klarheit – wer keinen Satz zustande bringt, hat die Entscheidung nicht durchdacht. Zweitens ist diese Notiz die Grundlage für spätere Überprüfungen: Wenn sich die Eingangsdaten ändern, etwa weil das Formular strukturierter geworden ist, kann aus einem KI-Schritt plötzlich eine Regel werden. Ohne die Notiz fällt das niemandem auf, und Sie bezahlen jahrelang für Modellaufrufe, die nicht mehr nötig wären.
5. Ein Beispiel
Ein Onlinehändler wollte Retourengründe automatisch auswerten. Der erste Entwurf sah einen KI-Schritt für jede Retoure vor: Freitext lesen, Grund bestimmen. Bei der Prüfung fiel auf, dass das Rücksendeformular bereits eine Auswahlliste mit sechs Gründen enthielt, die in 85 Prozent der Fälle ausgefüllt war. Die Lösung: Ist der Grund ausgewählt, greift eine Regel – kostenlos und exakt. Nur beim Freitextfeld „Sonstiges“ läuft ein Modellaufruf, der den Text einer der sechs Kategorien zuordnet oder „unklar“ meldet. Statt 4.000 Modellaufrufen im Monat sind es nun rund 600, bei besserer Datenqualität.
6. Häufige Fragen
Wann lohnt es, die Eingangsdaten zu ändern, statt KI einzusetzen? Fast immer, wenn Sie die Quelle kontrollieren. Ein Formularfeld hinzuzufügen kostet eine halbe Stunde und macht einen Modellaufruf dauerhaft überflüssig.
Was, wenn die Regel nur 80 Prozent der Fälle abdeckt? Dann ist die Kombination richtig: Regel für die 80 Prozent, Modell für den Rest, Prüfliste für die Zweifelsfälle. Genau so sind die meisten guten Abläufe gebaut.
Muss ich Kunden darüber informieren, dass KI beteiligt ist? Bei Systemen, mit denen Menschen unmittelbar interagieren – etwa einem Chat – ja. Bei internen Verarbeitungsschritten in der Regel nicht, wohl aber in der Datenschutzerklärung, wenn personenbezogene Daten an einen Anbieter gehen. Modul 8 behandelt das im Einzelnen.
7. Übung zum Selbermachen
Gehen Sie die Schritte eines geplanten Ablaufs durch und beantworten Sie für jeden die vier Fragen. Notieren Sie das Ergebnis und bei jedem KI-Schritt zusätzlich einen Satz Begründung. Prüfen Sie zum Schluss, ob sich durch eine kleine Änderung an der Datenquelle – ein zusätzliches Auswahlfeld, ein Pflichtfeld – einer der KI-Schritte einsparen ließe. In der Praxis gelingt das bei etwa jedem dritten Vorhaben.
- [1]Mittelstand-Digital Zentren (2026): Entscheidungshilfe KI oder Regelwerk.
- [2]Art. 50 KI-Verordnung (EU) 2024/1689 in der Fassung 2026/1744 – Transparenzpflichten.
- [3]Bitkom (2026): Wirtschaftlichkeit von KI-Schritten in Prozessen.
Stand: September 2026. Kursmaterial der Klarwerk Akademie. Preise und Funktionsumfang der genannten Werkzeuge ändern sich laufend – maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.