Anweisungen, die zuverlässig funktionieren

Eine Anweisung für einen Ablauf ist etwas anderes als eine Frage im Chat. Im Chat sitzt ein Mensch davor, der nachfragt, wenn die Antwort nicht passt. Im Ablauf läuft dieselbe Anweisung hundertmal am Tag über unterschiedliche Vorgänge, ohne dass jemand zusieht. Deshalb muss sie eindeutig, vollständig und stabil sein. Diese Lektion zeigt, wie solche Anweisungen aufgebaut sind – mit dem Schwerpunkt auf dem, was im Dauerbetrieb zählt.

1. Der Unterschied

Du ordnest eingehende E-Mails eines Sanitärbetriebs ein.

Gib ausschließlich dieses JSON zurück:
{ "kategorie": "...", "sicherheit": 0.0-1.0,
  "kurzfassung": "ein Satz", "kundenname": "" }

Erlaubte Kategorien:
- "anfrage"      – Interesse an einer Leistung, Angebotswunsch
- "termin"       – Terminwunsch, Verschiebung, Absage
- "reklamation"  – Beschwerde über eine erbrachte Leistung
- "rechnung"     – Eingangsrechnung oder Zahlungsfrage
- "unklar"       – alles andere oder nicht eindeutig

Regeln:
- Bei Zweifeln "unklar" und Sicherheit unter 0.5.
- Kundenname nur, wenn er im Text steht; sonst leer lassen.
- Nichts erfinden, nichts ergänzen, keine Erklärungen.

Fünf Bestandteile gehören in jede Ablaufanweisung: die Rolle und der Kontext, die konkrete Aufgabe, das genaue Ausgabeformat, die erlaubten Werte und die Regeln für Zweifelsfälle. Fehlt einer davon, entsteht Spielraum – und Spielraum bedeutet im Dauerbetrieb unterschiedliche Ergebnisse bei gleichen Eingaben.

2. Beispiele wirken stärker als Erklärungen

Der wirkungsvollste Hebel für Qualität sind Beispiele. Zwei bis fünf typische Fälle mit der jeweils gewünschten Ausgabe verbessern das Ergebnis meist deutlicher als lange Erklärungen. Besonders wertvoll sind dabei Grenzfälle: die Mail, die nach Anfrage klingt, aber eine Reklamation ist; die Rechnung ohne Steuerausweis; der Vorgang, bei dem ein Feld fehlt. Nehmen Sie diese Beispiele aus echten Vorgängen Ihres Betriebs – erfundene Beispiele decken selten die Fälle ab, die tatsächlich Probleme machen.

3. Anweisungen sind Betriebsmittel

Eine Anweisung, die in einem Ablauf läuft, ist kein Notizzettel, sondern Teil der Unternehmenslogik – wie eine Formel in einer Tabelle, nur folgenreicher. Behandeln Sie sie entsprechend: an einer zentralen Stelle abgelegt, mit Datum und Änderungsnotiz versehen, und nicht ohne Test geändert. Der häufigste Grund für plötzlich schlechtere Ergebnisse ist eine schnelle Änderung „nur für diesen einen Fall“, die niemand dokumentiert hat und die alle anderen Fälle verschlechtert.

4. Wenn das Modell wechselt

Anbieter aktualisieren ihre Modelle regelmäßig, und ältere werden irgendwann abgeschaltet. Das ist der Grund, warum Testfälle nicht optional sind: Beim Wechsel auf ein neues Modell lassen Sie dieselben zwanzig Fälle laufen und sehen in Minuten, ob die Qualität hält. Ohne diese Sammlung bleibt nur Hoffen. Wählen Sie im Ablauf deshalb das Modell bewusst und an einer Stelle, die sich leicht ändern lässt – nicht verteilt über fünf verschiedene Schritte.

5. Ein Beispiel

Ein Autohaus ließ eingehende Mails einordnen. Die erste Anweisung war zwei Sätze lang und lieferte je nach Vorgang mal eine Kategorie, mal einen Satz Erklärung dazu – der Ablauf scheiterte regelmäßig an der Weiterverarbeitung. Die überarbeitete Fassung gibt ein festes Format vor, nennt sechs erlaubte Kategorien mit je einem Beispielsatz aus dem echten Postfach und weist ausdrücklich an, bei Zweifeln „unklar“ zu verwenden. Gemessen an dreißig Testfällen stieg die Trefferquote von 68 auf 93 Prozent, und die Fehler verteilen sich nun auf Grenzfälle, bei denen auch Menschen unterschiedlich entscheiden. Der Aufwand für die Überarbeitung: ein halber Tag.

6. Häufige Fragen

Wie lang darf eine Anweisung sein? So lang wie nötig. Entscheidend ist nicht die Länge, sondern dass sie keinen Spielraum lässt. Sehr lange Anweisungen sind allerdings ein Hinweis darauf, dass der Schritt zu viel auf einmal soll – dann besser teilen.

Soll ich auf Deutsch oder Englisch schreiben? Für deutschsprachige Vorgänge auf Deutsch; die Modelle beherrschen es gut, und Ihre Kollegen können die Anweisung lesen und pflegen. Das zweite Argument ist auf Dauer wichtiger als jeder Qualitätsunterschied.

Was mache ich mit Sonderfällen? Nicht in die Anweisung schreiben, sondern als Ausnahme behandeln: Der Ablauf erkennt sie über eine Regel und leitet sie an einen Menschen. Anweisungen mit fünfzehn Sonderregeln werden unzuverlässig.

7. Übung zum Selbermachen

Schreiben Sie für den KI-Schritt, den Sie in Lektion 1 ausgewählt haben, eine vollständige Anweisung mit allen fünf Bestandteilen. Sammeln Sie zwanzig echte Fälle und notieren Sie zu jedem, was herauskommen sollte. Lassen Sie die Anweisung dann in einem beliebigen Chatfenster gegen fünf dieser Fälle laufen und vergleichen Sie. Sie werden vermutlich zwei bis drei Stellen finden, an denen Ihre Anweisung etwas offenlässt, das Sie für selbstverständlich hielten.

Grundlagen zum Formulieren von Anweisungen behandelt auch der Kurs Praktische KI-Integration; hier liegt der Schwerpunkt auf dem unbeaufsichtigten Dauerbetrieb.

Stand: September 2026. Kursmaterial der Klarwerk Akademie. Preise und Funktionsumfang der genannten Werkzeuge ändern sich laufend – maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.