Pflichtenheft für einen Produktkonfigurator: Was hineingehört

Ein Konfigurator-Projekt steht und fällt mit der Vorbereitung. Wer vorher klärt, welche Varianten es gibt, welche Regeln gelten und was am Ende in der Anfrage stehen soll, bekommt einen belastbaren Festpreis und einen Zeitplan, der hält. Wer das nicht tut, entdeckt die offenen Fragen während der Entwicklung – und dann werden sie teuer. Dieser Beitrag zeigt, was in ein Pflichtenheft für einen Produktkonfigurator gehört, und enthält eine Checkliste zum Abhaken.

Warum ein Pflichtenheft den Unterschied macht

Ein Pflichtenheft ist keine Formalie für den Einkauf. Es ist das Dokument, in dem Ihr Wissen über das Produkt so aufgeschrieben wird, dass jemand anderes daraus eine Anwendung bauen kann. Vieles davon steckt heute in den Köpfen Ihres Vertriebs: welche Optionen zusammenpassen, welche Maße möglich sind, welche Sonderwünsche regelmäßig kommen.

Das Pflichtenheft muss nicht perfekt sein. Aber es sollte die großen Linien festhalten: was der Konfigurator können soll, was er bewusst nicht kann und wer am Ende mit den Anfragen arbeitet. Die Details entstehen gemeinsam im ersten Projektschritt.

1. Produkt und Varianten

Am Anfang steht eine vollständige Liste: Welche Produkte sollen konfigurierbar sein, welche Varianten und Optionen gibt es, welche Maße sind möglich? Hilfreich ist eine Tabelle mit allen Merkmalen und ihren möglichen Werten – etwa Breite von 120 bis 220 Zentimetern, vier Oberflächen, drei Griffvarianten.

Wichtig ist auch, was nicht in den Konfigurator gehört. Sonderanfertigungen, die ohnehin individuell geplant werden, lassen sich über ein Freitextfeld aufnehmen, statt sie aufwendig abzubilden. Diese Abgrenzung spart oft mehr Aufwand als jede technische Entscheidung.

2. Regeln und Ausschlüsse

Regeln sind das Herzstück jedes Konfigurators. Sie beschreiben, was zusammenpasst und was nicht: Diese Farbe gibt es nur mit jenem Material, ab dieser Breite braucht es eine zusätzliche Stütze, dieser Anbau schließt jene Option aus. Im Pflichtenheft reicht zunächst eine Liste in normaler Sprache – „Wenn A, dann B“. Wie Regeln im Detail funktionieren, beschreibt unser Beitrag über Regeln im Produktkonfigurator.

Die beste Quelle für Regeln ist Ihr Vertrieb. Fragen Sie nach den häufigsten Fehlern in Anfragen und nach den Rückfragen, die immer wieder gestellt werden. Hinter jeder dieser Rückfragen steckt meist eine Regel, die der Konfigurator übernehmen kann.

3. Preise – oder bewusst keine

Soll der Konfigurator einen Richtpreis zeigen? Diese Entscheidung gehört früh ins Pflichtenheft, weil sie den Aufwand deutlich verändert. Ein Richtpreis braucht Preisbausteine: Grundpreis, Aufpreise je Option, eventuell Staffeln nach Größe. Ohne Preis zeigt der Konfigurator stattdessen Fläche, Maße oder eine Stückliste. Beide Wege sind legitim; Vor- und Nachteile beschreibt unser Beitrag zum Richtpreis im Konfigurator.

4. Darstellung und 3D-Daten

Für die Darstellung braucht es Ausgangsmaterial. Am schnellsten geht es mit CAD-Daten in gängigen Formaten wie STEP, Parasolid oder JT; vereinfachte Baugruppen genügen, Schraubenmodelle braucht niemand. Dürfen Konstruktionsdaten das Haus nicht verlassen, reichen 20 bis 30 Fotos aus allen Richtungen und ein Maßblatt.

Dazu gehören Materialien und Farben – etwa eine RAL-Liste oder Muster der Oberflächen – und die Frage, welche Ansichten später in der Anfrage erscheinen sollen. In unseren Showcases gehen je nach Produkt zwei oder drei automatisch erzeugte Ansichten mit.

5. Anfrage und Übergabe

Am Ende jeder Konfiguration steht eine Anfrage. Im Pflichtenheft sollte stehen, welche Angaben Pflicht sind, welche freiwillig, wohin die Anfrage geht – per Mail oder in ein CRM – und wer sie bearbeitet. Welche Angaben eine wirklich gute Anfrage enthält, zeigt unser Beitrag über die perfekte Konfigurator-Anfrage.

Oft vergessen: die Bestätigung für den Kunden. Eine kurze Mail mit der Zusammenfassung seiner Konfiguration zeigt, dass die Anfrage angekommen ist, und gibt ihm etwas, das er intern weiterleiten kann.

6. Einbau und Betrieb

Der Konfigurator muss irgendwo leben – meist auf Ihrer bestehenden Website. Halten Sie fest, welches System Sie nutzen, ob der Konfigurator als eigene Seite oder als Einbettung erscheinen soll und wer technisch zuständig ist.

Zum Betrieb gehört auch Barrierefreiheit: Seit Juni 2025 gilt für viele Anbieter das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz. Eine 3D-Ansicht braucht deshalb eine Alternative, etwa Bedienung per Tastatur und Beschreibungen in Textform. Und schließlich: Wer pflegt später neue Varianten, Farben oder Preise? Diese Frage entscheidet darüber, ob der Konfigurator in zwei Jahren noch aktuell ist.

Typische Lücken – und wie Sie sie schließen

In fast jedem Pflichtenheft fehlen am Anfang dieselben Punkte: die Sonderfälle, die niemand aufschreibt, weil sie „ja selten“ sind; die Frage, wer Anfragen am Wochenende sieht; und die Pflege nach dem Start. Das ist kein Versäumnis, sondern normal. Diese Punkte ergeben sich am besten in einem gemeinsamen Termin mit Vertrieb und Technik.

Bei Klarwerk beginnt deshalb jedes Projekt mit einem halben Tag bei Ihnen. Daraus entsteht ein Drehbuch, das die Lücken schließt und die Grundlage für den Festpreis bildet. Mehr zum Vorgehen finden Sie auf unserer Seite Produktkonfigurator entwickeln lassen.

Wer an den Tisch gehört

Ein Pflichtenheft entsteht nicht am Schreibtisch einer einzelnen Person. Damit nichts Wichtiges fehlt, sollten mehrere Perspektiven zusammenkommen:

• Vertrieb: kennt die Fragen der Kunden, die typischen Fehler in Anfragen und die Sonderwünsche.
• Technik oder Konstruktion: weiß, welche Kombinationen möglich sind und welche Grenzen gelten.
• Marketing: achtet auf Sprache, Bilder und die Einbindung in den Auftritt.
• IT: klärt Website, CRM und Datenschutz.
• Geschäftsführung: entscheidet über Umfang, Preisdarstellung und Prioritäten.

Nicht jede Rolle muss in jedem Termin dabei sein. Aber jede sollte ihre Punkte einmal eingebracht haben, bevor das Pflichtenheft steht. Erfahrungsgemäß liefert der Vertrieb die meisten Regeln, die Technik die wichtigsten Grenzen.

Vom Pflichtenheft zum Prototyp

Das Pflichtenheft ist kein Selbstzweck, sondern die Grundlage für den ersten Prototyp. Sobald die großen Linien stehen – Produkte, wichtigste Regeln, Anfrage –, entsteht ein Modell mit wenigen Optionen, das sich im Browser bedienen lässt. An diesem Prototyp zeigt sich schnell, ob die Schrittfolge verständlich ist und ob die Regeln so greifen wie gedacht. Was dabei auffällt, fließt zurück ins Pflichtenheft. So wächst das Dokument mit dem Projekt, statt vorher in allen Details festgeschrieben zu werden.

Häufige Fragen

Müssen wir das Pflichtenheft selbst schreiben?

Nein. Sie liefern das Wissen über Produkt und Vertrieb, das Aufschreiben übernehmen wir im ersten Projektschritt. Eine Variantenliste und ein paar Beispiele typischer Anfragen helfen für den Start.

Wie detailliert müssen die Regeln sein?

Am Anfang reicht eine Liste in normaler Sprache. Die genaue Formulierung entsteht, wenn der Prototyp zeigt, wo die Regeln greifen.

Was, wenn sich das Sortiment ändert?

Dann werden Varianten und Regeln angepasst. Legen Sie im Pflichtenheft fest, wer diese Änderungen anstößt und wie oft sie zu erwarten sind.

Wie lange dauert die Vorbereitung?

Für den ersten Entwurf genügt meist ein halber Tag gemeinsamer Arbeit. Daraus entsteht innerhalb von etwa einer Woche das Drehbuch, auf dessen Grundlage der Festpreis kalkuliert wird.