Anforderungen sammeln und priorisieren

Am Ende der Zielklärung steht eine Liste von Wünschen, die für ein Projekt immer zu lang ist. Konzeption bedeutet an dieser Stelle vor allem eines: streichen. Diese Lektion zeigt, wie Sie das begründet tun – so, dass auch die Beteiligten mitgehen, deren Wunsch nicht umgesetzt wird. Das ist weniger eine Methodenfrage als eine der Transparenz.

1. Erst vollständig sammeln

Bevor priorisiert wird, kommt alles auf die Liste – auch das, was offensichtlich nicht umgesetzt wird. Wünsche, die nie ausgesprochen wurden, tauchen sonst später als Änderungswunsch wieder auf, meist im ungünstigsten Moment. Fragen Sie in drei Richtungen: Was wünscht sich das Unternehmen, was brauchen die Nutzer laut der Erkenntnisse aus Lektion 5, und was verlangen Technik, Recht und Barrierefreiheit. Der dritte Bereich wird regelmäßig vergessen und enthält Anforderungen, die nicht verhandelbar sind.

2. Wert gegen Aufwand

Die Einordnung ist kein Rechenverfahren, sondern ein Gespräch: Die Beteiligten schätzen gemeinsam, und genau dabei kommen die Annahmen auf den Tisch. Besonders lehrreich ist das Feld unten rechts – geringer Wert bei hohem Aufwand. Dort landen regelmäßig Wünsche, die niemand in Frage gestellt hatte, weil sie von Anfang an dabei waren.

3. Streichen, ohne zu verlieren

Wer einen Wunsch streicht, sollte drei Dinge festhalten: warum gestrichen wurde, unter welcher Bedingung er zurückkommt und wo er dokumentiert ist. Das verwandelt eine Absage in eine Vertagung und nimmt der Diskussion die Schärfe. Bewährt hat sich eine schlichte Liste „später zu prüfen“, die bei jeder Projektbesprechung kurz aufgerufen wird – die meisten Punkte darauf erledigen sich mit der Zeit von selbst, weil sich zeigt, dass sie nie gebraucht wurden.

4. Die Reihenfolge festhalten

Am Ende steht eine geordnete Liste, die im weiteren Projekt als Maßstab dient. Sie beantwortet die Frage, die in jeder Gestaltungsdiskussion auftaucht: Was ist wichtiger? Sinnvoll ist eine Aufteilung in drei Gruppen – muss zum Start da sein, soll bald folgen, wird später geprüft. Diese Dreiteilung ist grob genug, um schnell zu entscheiden, und genau genug, um Konflikte zu klären. Halten Sie zusätzlich fest, welche Anforderung auf welches Ziel aus Lektion 2 einzahlt; Anforderungen ohne Zielbezug sind Kandidaten für die dritte Gruppe.

5. Ein Beispiel

Bei einem Relaunch für einen Maschinenbauer standen 34 Anforderungen auf der Liste, darunter ein Kundenportal mit Login und eine dreisprachige Fassung. In der Einordnung zeigte sich: Beide hatten hohen Aufwand, aber keinen Bezug zum vereinbarten Ziel, das auf Anfragen aus dem deutschsprachigen Raum zielte. Beide wanderten in die dritte Gruppe, mit der festgehaltenen Bedingung „sobald der Exportanteil über 20 Prozent liegt“. Umgesetzt wurden zuerst zwei Dinge mit hohem Wert und geringem Aufwand: technische Datenblätter zum Herunterladen und ein Anfrageformular mit Maschinenauswahl. Sie brachten innerhalb von drei Monaten mehr qualifizierte Anfragen – das Portal stünde bis heute ungenutzt.

6. Häufige Fragen

Wer schätzt den Aufwand? Wer es umsetzt. Schätzungen ohne die umsetzende Seite sind regelmäßig um den Faktor zwei bis drei daneben – in beide Richtungen.

Was, wenn alle Anforderungen als wichtig gelten? Dann erzwingen Sie eine Reihenfolge statt einer Bewertung: Welche drei Dinge müssen am ersten Tag funktionieren? Diese Frage lässt sich nicht mit „alle“ beantworten.

Wie geht man mit nachträglichen Wünschen um? Sie kommen auf dieselbe Liste und werden eingeordnet. Wenn etwas hinzukommt, muss etwas anderes weichen – das sichtbar zu machen ist die wirksamste Methode gegen unkontrolliert wachsende Projekte.

7. Übung zum Selbermachen

Sammeln Sie für Ihr nächstes Vorhaben alle Anforderungen auf Zetteln und ordnen Sie sie gemeinsam mit den Beteiligten im Wert-Aufwand-Feld an. Streichen Sie danach alles aus dem Feld unten rechts – mit Begründung und Bedingung. Prüfen Sie zum Schluss, ob jede verbleibende Anforderung auf eines Ihrer drei Ziele einzahlt. Was das nicht tut, gehört in die Liste „später zu prüfen“, egal wie sympathisch die Idee ist.

Stand: September 2026. Kursmaterial der Klarwerk Akademie. Methoden und Werkzeuge der Konzeption entwickeln sich weiter – die Grundprinzipien nutzerzentrierter Gestaltung bleiben.